¿Será que Agile está en Crisis? (el caso del extremo #WIP)

Cómo las Crisis Económicas Impulsan Decisiones de Lean Portfolio Management en las Organizaciones

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Hola a todos

Hace un tiempo, un cliente me compartió una reflexión que me dejó pensando:

"Jorge, cuando estuvimos en crisis económica, la empresa avanzaba; ahora que todo volvió a la normalidad, los proyectos no se terminan nunca.🙀"

 

Contexto: Esta es una empresa con 90 colaboradores en TI y 120 proyectos en curso, lo que implica un promedio de 1.33 proyectos por persona.

Curioso por saber más, le pregunté qué habían hecho durante la crisis. Su respuesta fue reveladora:

• Nos enfocamos en los 15 proyectos más importantes.
• 80 personas se dedicaron exclusivamente a estos proyectos, es decir, un promedio de 5.3 personas por proyecto.
• 10 personas se encargaban de atender correcciones urgentes.
• No empezábamos un nuevo proyecto crítico hasta terminar el anterior.
• Priorizamos y avanzamos solo en los proyectos estratégicos para la empresa.
• Nos reuníamos dos veces a la semana para resolver temas críticos y dependencias, asegurando que ningún proyecto se retrasara.

¿Qué podemos aprender de esto?

Las decisiones tomadas durante la crisis reflejan varias prácticas clave de Lean Portfolio Management (LPM), que se pueden resumir en los siguientes puntos:

1. Limitación del trabajo en progreso (WIP):

• Práctica: Nos enfocamos en los 15 proyectos principales.
• Impacto: Limitar el WIP es un principio fundamental de Lean. Al reducir la cantidad de proyectos simultáneos, la empresa evitó la dispersión de esfuerzos, permitiendo que los equipos se concentren y completen los proyectos con mayor rapidez y calidad.

2. Asignación eficiente de recursos:

• Práctica: 80 personas estaban dedicadas a los proyectos principales, con un promedio de 5.3 personas por proyecto.
• Impacto: Esta estrategia de optimización de recursos asegura que los proyectos de mayor prioridad reciban la atención necesaria, maximizando el valor entregado y minimizando el desperdicio.

3. Enfoque en la finalización antes de iniciar nuevos proyectos y gestión de la capacidad:

• Práctica: Hasta que no terminábamos un proyecto crítico, no comenzábamos el siguiente.
• Impacto: Evitar el multitasking mejora el flujo de trabajo, reduce los tiempos de entrega, y previene la sobrecarga laboral. Es común ver en grandes organizaciones personas asignadas a múltiples proyectos, "tratando de avanzar en todos a la vez", lo cual es contraproducente.

4. Priorización basada en valor estratégico:

• Práctica: Priorizamos los proyectos y solo avanzamos en los estratégicos para la empresa.
• Impacto: Al alinear los esfuerzos con los objetivos estratégicos, se garantiza que los recursos se concentren en iniciativas que generan el mayor valor para la organización.

5. Reuniones frecuentes para resolver dependencias:

• Práctica: Nos reuníamos dos veces por semana para resolver temas críticos y dependencias.
• Impacto: La cadencia y sincronización son esenciales en LPM. Estas reuniones permiten eliminar impedimentos rápidamente, lo cual es crucial para mantener el flujo de trabajo y evitar retrasos.

En conclusión, estas prácticas traen consigo beneficios tangibles como:

• Maximización del flujo de trabajo.
• Eliminación del desperdicio.
• Mayor enfoque y visibilidad.
• Menor fricción y retroalimentación temprana.

Todo esto resulta en un mejor desempeño organizacional en la ejecución de proyectos de TI. Sin embargo, cuando la crisis pasa, es común que volvamos a las viejas prácticas de proyectos inacabados.

Mi invitación es a que generemos una "crisis controlada":

• Enfoquemos nuestros portafolios y limitemos el WIP a pocos proyectos para permitirnos entregar más rápido.
• Priorizemos; solo hagamos lo que realmente aporte valor.
• Gestionemos la capacidad, y aprendamos a decir "No" cuando sea necesario. A veces, la mejor respuesta organizacional es un "No".
• Resolvámos las dependencias de manera proactiva.

¿En qué modo prefieren vivir: con muchos proyectos en curso y poca entrega, o con mucha entrega y pocos proyectos en curso?

¡Saludos ágiles!

Jorge Abad

Referencias:

• Varios proyectos a la vez generará más retraso en la generación de valor. Limita el WIP. https://www.lecciones-aprendidas.info/2020/10/varios-proyectos-a-la-vez-generara-mas-retraso-en-la-generacion-de-valor.html
• #RespuestasAgiles: ¿Qué es la LEY DE LITTLE y por qué es importante para GERENCIAS DE TI y PMOs?  https://youtu.be/8Uwg1Cgm16w?si=bI2xcmNUkF8dq-0r

Cómo Lograr el Cambio Lean-Agile en Grandes Corporaciones

Hola a todos,

Movilizar organizaciones de gran tamaño, es decir, con más de 500 personas (y hasta donde lo he vivido con más de 500.000), hacia una cultura lean-agile de innovación representa un desafío significativo que requiere de múltiples frentes de acción, enfoque sistémico y tiempo para consolidar el cambio. A menudo, para explicar este proceso, utilizo la metáfora de perder peso y mejorar el estado físico para obtener una mejor salud; lo cual implica acciones constantes, persistentes para lograr la meta; y mucha disciplina para que el cambio sea perdurable.

La clave para lograr una mejor salud y perder peso (como muchos lo hemos vivido), es cambiar hábitos, realizar chequeos frecuentes con el médico y acompañarse de un buen conjunto métricas que nos permitan medir nuestro progreso. De manera similar, el cambio organizacional requiere de chequeos constantes, la adopción de nuevos hábitos y la implementación de buenas métricas para evaluar el progreso y determinar si se está avanzando en la dirección. En la siguiente tabla se comparte la similitud más detallada que se observa de ambas perspectivas:

Esfuerzo para bajar de peso y tener buena salud	Cambio organizacional requerido para generar una cultura organizacional lean-agile
Definir metas claras y específicas	Establecer objetivos y KPIs medibles
Crear un plan de alimentación saludable	Crear un plan de acción para la adopción de prácticas lean-agile en la organización
Ejercitarse regularmente	Implementar procesos ágiles y colaborativos en el trabajo en equipo
Controlar la ingesta de calorías	Fomentar la transparencia y el trabajo en equipo en todos los niveles de la organización, Limitar el WIP; evitar hacer proyectos o inciativas que impliquen desperdicio, es decir, gestión lean del portafolio de iniciativas.
Monitorizar el progreso	Establecer procesos de seguimiento y evaluación frecuentes para medir el progreso y la mejora
Mantener una actitud positiva y motivada	Fomentar una cultura de innovación y mejora continua
Aprender a cocinar comidas saludables	Proporcionar capacitación y entrenamiento para el uso de metodologías lean-agile a todos los niveles de liderazgo
Dormir lo suficiente	Fomentar un equilibrio entre trabajo y vida personal, cuidar que no se presente el burnout o desgaste profesional, y proporcionar espacios para la mejora o afilar el hacha (1)
Reducir el consumo de alcohol	Fomentar una comunicación abierta y honesta en la organización
Buscar apoyo y motivación	Fomentar el trabajo en equipo y la colaboración entre los empleados

Retos del cambio

Pero no todo es color de rosa. En las grandes organizaciones se sufre mucho para generar cualquier cambio y generar una nueva versión de cultura. Las razones son una y otra vez esbozadas por especialistas, estudios, consultoras (2)(3)(4)(5)(6):

1. Temor a lo desconocido o preferencia por lo conocido y al statu quo (4)
2. Miedo al fracaso 
3. Amenaza a las habilidades y competencias existentes (6)
4. Cultura basada en silos o cultura inflexible, aún más, la empresa es tan grande que el área, sección, división, sede o región tiene una subcultura dominante.
5. Miedo e incomprensión del cambio (falta de información) (4)(6)
6. Amenaza a la posición y a los propios intereses 
7. Las personas creen que tienen un plan mejor (4)(6)
8. Poca claridad sobre el propósito y los beneficios del cambio.
9. Resistencia de los mandos medios al cambio

Pero no todo está perdido, a pesar de la existencia de fuerzas que puedan actuar en contra del cambio, es posible lograrlo mediante diversas estrategias. Algunas de estas incluyen la adopción de enfoques livianos como el Lean Change Management o métodos estructurados como los 8 pasos de Kotter. (10). 

Santo Grial del Cambio

Sin embargo, mi intención con este artículo no es proporcionar un resumen de disfunciones y estrategias, pues hoy en día esta información se puede generar fácilmente con Bing o con la ayuda de ChatGPT. Más bien, deseo compartir mi experiencia y lo que, en mi opinión, representa el "Santo Grial del cambio para grandes corporaciones" de forma que se logré avanzar de forma relativamente uniforme en diferentes culturas, geografías y áreas:

Primer elemento: Cambio top-down

Cambio de arriba hacia abajo, aunque apoyo y promuevo generar cambios y hacer experimentos a nivel de áreas y equipos de trabajo, he observado que para que un cambio sea permanente en grandes corporaciones se requiere de un enfoque top-down, de lo contrario fácilmente desaparecerá, debido a que no hace parte del standard organizacional.

"Ningún cambio permanece en un entorno corporativo si no existe un enfoque top-down"

Es crucial que la decisión corporativa de cambio provenga del comité ejecutivo y que la poderosa coalición mencionada por Kotter esté compuesta por los C-level o la capa directiva. Por consiguiente, es esencial que este equipo directivo esté involucrado y comprometido con el cambio, viviendo y promoviendo los nuevos valores y formas de tomar decisiones que desean para la organización. Para lograr esto, es recomendable aplicar el modelo de las 4D del cambio cultural de Fred Kofman, propuesto en su modelo de Conscious Business Coaching:

• La cultura se Define
• La cultura se Demuestra
• La cultura se Demanda
• La cultura se Difunde

En otras palabras, el equipo de liderazgo comprende los conceptos de agilidad y lean, trabajan juntos como un equipo ágil y fomentan la agilidad en toda la organización. Además, saben cómo propagar estos valores en sus respectivas áreas y equipos. Y como probablemente ya lo estás pensando, los miembros de este equipo de liderazgo son los primeros en ser identificados como agentes de cambio en la organización y, por lo tanto, son los primeros en recibir entrenamiento sobre este tema.

Para cerrar este primer elemento, quisiera citar una frase de un gran amigo y agile coach, con la cual resueno mucho:

“Cambia la forma en que se toman las decisiones y cambiarás la organización y la cultura”. -Wbeimar Andrés Vásquez Ramírez (11)

y como se infiere, la mejor manera de intervenir la forma que se toman las decisiones, es hacerlo desde la capa directiva.

Segundo elemento: Un índice cuidadosamente construído que permita evidenciar el cambio

Cuando hablo de un índice (completamente distinto a un kpi:key performance indicator)(13), pues similar como para la buena salud requerimos tener valores adecuados en:

• Ritmo cardiaco
• Presión Arterial
• Temperatura corporal
• Nivel de colesterol
• Nivel de glucemia
• Saturación de oxígeno
• Índice de masa corporal (IMC)

para una organización que quiere ser Lean-Agile, debe monitorear al menos frecuentemente:

• Time to market
• Satisfacción del cliente
• Satisfacción de los empleados
• Frecuencia de entrega
• Densidad de defectos
• Grado de innovación
• ROI
• Entendimiento de Lean-Agile en la organización

Por lo tanto, la clave estará en generar un índice que incluya los anteriores elementos como variables (o los que la organización considere relevantes para su definición de empresa Lean-Agile exitosa), convirtiéndose en un polinomio cuidadosamente entrelazado que permita determinar en qué estado se encuentra la organización y si se está logrando la meta o no. Para el éxito del uso de este índice se debe cumplir adicionalmente que:

1. este índice servirá para medir a todo nivel de liderazgo tanto vertical y horizontalmente
2. los sistemas de medición permitan recolectar y presentar la información en tiempo real o lo más cercano al mismo
3. todos tengan acceso al estado del índice y sepan cómo se encuentra su área, su vertical y el valor de toda la organización en general
4. se establezcan metas bimestrales o trimestrales iguales a ser alcanzadas por todos en la organización
5. todos comprendan cómo se calcula y cómo obtienen mejores resultados

En TCS, empresa en la que trabajo, se cuenta con un índice llamado AgilityDebt (TM) (9) que cumple lo anterior, generando una fuerte alineación a nivel de liderazgo y resolviendo problemas sistémicos en esta gran corporación (12). De igual forma, se ha experimentado este enfoque con otros grandes clientes generando resultados similares.

¿Por qué Santo Grial del Cambio?

Existen dos razones poderosas, adicional al verlo funcionar en mi día a día, por las cuales considero que lo anterior funciona en entornos de alta complejidad sistémica y grandes corporaciones:

1. Compromiso y entendimiento de la alta dirección: el cual es clave en cualquier proceso de cambio, adicional, las 4D de la cultura terminan impregnando toda la organización, cumpliendo la máxima de Gandhi "se el cambio que quieres ver en el mundo"
2. Un buen índice generará un buen comportamiento corporativo: Debido a que se cumple la máxima del management inferida de Deming "Como me midas me comporto" (7); y al medir el desempeño de los líderes con esta métrica, suavizará muchos elementos friccionantes enumerados al inicio del artículo.

Cerrando y una advertencia

Para cerrar, quisiera insistir en otra frase del management compartida por Deming:

"Las personas con objetivos y trabajos que dependen de cumplir estos objetivos seguramente los alcanzarán, aunque tengan que destruir a la empresa para ello" - W Edwards Deming

Construir una BUEN ÍNDICE es clave para el éxito en organizaciones grandes y complejas; de forma equivalente, un mal índice destruiría valor y generaría problemas organizacionales.

Es importante que quienes promueven este tipo de métricas organizacionales vigilen si se está generando un comportamiento virtuoso de la organización o sí se está incurriendo en comportamientos desgastantes y autodestructivos. 

Quisiera cerrar evocando al Señor de los Anillos, como me lo sugirió mi gran amigo Rodrigo Burgos al hablar sobre este tema del índice clave:

"Una métrica para coordinarnos entre todos, una métrica para gestionar el cambio, una métrica para ayudarnos y hacernos una empresa más Lean-Agile, permitiéndonos responder mejor al cambio y seguir teniendo éxito"

Bienvenidos tus comentarios.

Saludos Ágiles

Jorge Abad.

Notas, Aclaraciones y Referencias

1. [Tip Scrum]: Slack o el Tiempo para Afilar el Hacha en Scrum - http://www.lecciones-aprendidas.info/2016/10/slack-o-el-tiempo-para-afilar-el-hacha.html
2. Resistencia al cambio, el eterno desafío - https://www.forbes.com.mx/red-forbes-resistencia-al-cambio-el-eterno-desafio/
3. Managing Resistance to Change Overview - https://www.prosci.com/resources/articles/managing-resistance-to-change
4. Ten Reasons People Resist Change - https://hbr.org/2012/09/ten-reasons-people-resist-chang
5. Understanding Why People Resist Change - https://www.prosci.com/blog/understanding-why-people-resist-change
6. Teaching guide: Kotter and Schlesinger's reasons for resistance to change - https://www.aqa.org.uk/resources/business/as-and-a-level/business-7131-7132/teach/teaching-guide-kotter-and-schlesingers-reasons-for-resistance-to-change
7. Una Conclusión: Cómo me midas me comporto - http://www.lecciones-aprendidas.info/2019/11/una-conclusion-como-me-midas-me-comporto.html
8. Frase: Que sucede cuando nuestro trabajo depende del logro de objetivos - http://www.lecciones-aprendidas.info/2019/11/people-with-targets-and-jobs-dependent.html
9. Living agile, the TCS way - https://www.tcs.com/who-we-are/tcs-way/article/tcs-agile-transformation-story-approach-methodology
10. Los 8 pasos de Kotter, o como algunos lo ven, la lista de verificación constante del cambio de Kotter está compuesta por:
• Crear un sentido de urgencia.
• Formar una coalición poderosa.
• Crear una visión que respalde el cambio. 
• Comunicar la visión. 
• Eliminar obstáculos. 
• Lograr victorias en el corto plazo.
• Consolida tus triunfos e incentiva más cambios.
• Anclar los cambios en la cultura corporativa.
11. Frase Cambio Cultural y Cambio Organizacional - http://www.lecciones-aprendidas.info/2023/03/frase-cambio-cultural.html
12. En el siguiente enlace puedes ver el detalle de estrategia de cambio que se llevó a cabo en la organización - http://www.lecciones-aprendidas.info/2021/10/video-moviendo-tcs-500000-personas-la.html
13. Un índice es una medida estadística que resume el comportamiento de un conjunto de datos o variables. Un kpi (key performance indicator) es un indicador clave de desempeño que mide el grado de cumplimiento de un objetivo o meta. La diferencia entre índice y kpi es que el primero es más general y puede aplicarse a diferentes contextos, mientras que el segundo es más específico y está vinculado a una estrategia o plan de acción. Un ejemplo de índice es el índice de precios al consumidor (IPC), que refleja la variación de los precios de una canasta de bienes y servicios. Un ejemplo de kpi es la tasa de conversión, que mide el porcentaje de visitantes que realizan una acción deseada en un sitio web.

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