Desperdicio Generado por la Pérdida de Contexto entre Proyectos

 

Varios proyectos a la vez generará más retraso en la generación de valor. Limita el WIP.

Hola a todos

Muchas veces tenemos la sensación de que debemos satisfacer las necesidades de todas las áreas o personas que nos piden tareas, requerimientos o proyectos, esto sucede a nivel:

• individual
• de equipo
• de áreas de construcción o ejecución de proyectos y productos de software,

con la sensación de que debemos atenderlos a todos, ya sea para no generar quejas, o por evitar problemas políticos, pero esto en vez de ayudarnos generará:

• pérdida de foco
• grandes esfuerzos de gestión y pérdida de energía, pues debes estar pendiente de varias cosas a la vez
• retrasos en la entrega, que a su vez generará:
• más inconformidad en las áreas que esperan resultados
• pérdida de valor de las funcionalidades construidas y la necesidad de introducir cambios
• sobrecostos por los cambios introducidos
• pérdida de dinero debido a la no generación oportuna de valor
• poca flexibilidad para reaccionar a los cambios, debido a que debes resolver muchas cosas a la vez y habrá demoras resolviendo un problema puntual.

Por eso, si lideras un equipo, un área de ejecución o aún de forma individual, te sugiero que:

• tengas foco
• hagas una o pocas cosas a la vez
• Limita el Work In Progres (WIP) o trabajo en progreso
• Aprende a decir ¡No!

Sino, tu propias ganas de satisfacer a todos, distruirá tu propósito de generar valor, cayendo en el adagio popular 

"El que mucho abarca, poco aprieta"

Saludos ágiles

Jorge Abad

Desperdicio Generado por la Pérdida de Contexto o "Switcheo" entre Proyectos

Hola a todos

Hay cosas sobre las cuales no se puede dejar de insistir, y esta es una de ellas el multitasking, pérdida de contexto o switcheo constante entre proyectos.

La dejo por acá para que la usen de referencia.


Saludos ágiles

Jorge Abad

Leido y Recomendado: Que el celular no le quite la concentración

Tomado de: http://www.eltiempo.com/tecnosfera/novedades-tecnologia/concentracion-afectada-por-el-celular/16704528

El ser humano ha perdido su capacidad de concentrarse por el uso excesivo de nuevas tecnologías.

¿Tiene uno de esos días en los que no se puede concentrar? En cierto momento está inmerso en una actividad y al siguiente está escribiendo a sus amigos en un grupo de chat o poniéndose al día en los últimos chismes de la farándula, incluso, viendo videos virales de animales.

Expertos piensan que nuestro cerebro no está preparado para el rápido y creciente bombardeo de distracciones digitales, lo que nos deja con una sensación de lentitud y, en última instancia, nos hace menos productivos.

A lo que nos estamos enfrentando es a un problema del siglo XXI. Hoy en día, la tecnología domina toda nuestra vida mientras estamos despiertos, y esto viene con un costo cognitivo.

Un estudio realizado en Canadá por Microsoft, en 2015, reveló que en promedio el intervalo de atención de los humanos bajó de 12 segundos a finales del siglo pasado a 8 segundos con el nuevo milenio. Esto es menos de lo que puede aguantar un pez dorado.

Expertos consideran que esto no se debe a que nos estemos haciendo menos inteligentes, sino que ahora desempeñamos múltiples tareas. De hecho, hay quienes aseguran que la multifuncionalidad no existe.

Sencillamente cambiamos nuestra atención de una tarea a otra extremadamente rápido, algo que podría tener consecuencias serias en el funcionamiento de nuestro cerebro.

Cuando variamos de una actividad a otra, nuestro cerebro utiliza glucosa oxigenada, y en la medida en que esa fuente se agota, nos quedamos con una sensación de somnolencia y desorientación. Como resultado, se libera la hormona cortisol del estrés. “Esta no es la mejor condición en la que puede estar uno a la hora de tomar decisiones”, dice Greg Foot, presentador de programas de ciencia de BBC.

“Seguro que el consejo sería ser menos ‘multitasking’, ¿no? El problema es que ya estamos enganchados”. Foot explica que nuestra corteza prefrontal tiene un sesgo por la novedad, nuestro cerebro siempre está a la caza de lo nuevo.

“Esto significa que nuestra atención siempre está secuestrada por algo más; sencillamente no nos podemos resistir a esa vibración que indica que hay un nuevo mensaje de texto o una actualización de Facebook”, explica Foot.

Y esta constante búsqueda de lo nuevo activa nuestro sistema de dopamina, que envía mensajes –con frecuencia conocidos como ‘sustancias químicas de recompensa’– a varias partes del cerebro. Esto quiere decir que nuestro cerebro recibe una recompensa cada vez que perdemos la concentración. “Es hora de admitirlo, todos nos estamos haciendo adictos a nuestra tecnología”, confiesa Foot.

El neurocientífico y psicólogo cognitivo Daniel J. Levitin asegura que en promedio estamos consumiendo información que es el equivalente a 175 periódicos al día. Esto es 30 veces el contenido que consumíamos hace 30 años.

Nuestro cerebro busca novedad y gracias al gran despliegue de dispositivos tecnológicos, la tentación de ser multifuncionales es apabullante.

Cómo manejarlo

Aunque el nivel de concentración esté disminuyendo a pasos agigantados, existen diferentes medidas para combatir la dificultad para concentrarse.

Siga las siguientes recomendaciones si cree que el modo multitarea afecta su vida diaria.

Apagar los dispositivos

Un estudio hecho por Microsoft demostró que cuando los trabajadores eran interrumpidos por dispositivos electrónicos, les llevaba unos 15 minutos volver a concentrarse en una tarea complicada.

Combustible al cerebro

Saltarse el desayuno significa que tu cuerpo funcionará con adrenalina, lo que dificulta tu concentración. Las proteínas y carbohidratos estabilizan el azúcar en la sangre. Además, tomar agua evita la deshidratación.

Ejercita tu cuerpo

Un estudio en la Universidad de Illinois (Estados Unidos) sugiere que el ejercicio aeróbico mejora a corto y largo plazo las regiones del cerebro relacionadas con la atención.

LA NACIÓN (Argentina) - GDA

Una dinámica para aprender escucha activa - escucha inactiva

Hola a todos

Hace poco me di cuenta (me hice consciente) de que estaba en una reunión pero que no estaba 100% presente, no estaba 100% en actitud de escucha activa, tenia un discurso interno en unos temas personales que no me dejaba:

• entender que estaba pasando
• entender lo que estaban hablando y como me estaba aportando
• poder aportar cuando sea necesario
• poder preguntar cuando no entendiera algo.

También me he dado cuenta que esto mismo sucede cuando en una reunión

• alguien lleva un computador (cosa que yo he hecho, mea culpa) para hacer otra cosa (contestar correos, o chatear con alguien de la oficina) o  mientras los otros hacen definiciones o se toman decisiones, la persona del computador solo asiente (mueve su cabeza) y sigue en lo suyo.
• pasara como si algo que escucho "le pareciera","le sonara" pero no pudo absorberlo y aportar
• Lo mismo sucede con quienes usan su celular durante la reunión  (cosa que yo he hecho, mea culpa) para responder un whatsapp, revisar facebook o distraerse y llega al punto que estan completamente aislados y lo único que hacen es asentir, o cambiar la cara, sonriendo o poniéndose serios según lo que leen, pero realmente no esta conectados.

Dado este escenario me dí a la tarea de crear una sencilla dinámica para ilustrarle a los equipos lo ineficiente que es este tipo de multitasking, lo que es la escucha activa y la escucha inactiva, a que impacto tiene en el entendimiento de nuestro entorno, Es simple:

• Insumos
• Tres participantes
• Uno que será EL FACILITADOR
• otro será EL NARRADOR quien contará algo
• otro será EL MATEMÁTICO que trate de hacer multitasking o escucha inactiva
• Un cronometro
• Actividad
• El Facilitador tendrá el cronómetro vigilando que no se superen los dos minutos
• El Narrador durante dos minutos contará al detalle exhaustivo algo de su vida diaria ejemplo: ir al trabajo, regresar a la casa, lo que hace un domingo normal
• El Matemático estará realizando mentalmente los múltiplos de 7, ej: 7, 14, 21, 28, incrementalmente hasta que terminen los 2 minutos, y pero tratará de poner atención a la historia del Narrador pues luego este le realizará preguntas sobre su narración
• El Facilitador estará tocando el hombro del Matemático para que diga en voz alta en que multiplo va
• Al finalizar los dos minutos, el narrador hará preguntas sobre detalles de su narración al matemático validando que haya entendido la narración y detectando que tanto comprendió.
• Luego entre los tres participantes concluyen acerca de la actividad

Variaciones

• Variación 1: Matemáticamente más dificil
• El facilitador le puede decir al matemático que sume algún numero de un dígito a la serie, ejemplo, va en 63 y se le pide que sume 5, entonces seguirá en 68, 75, 82 etc
• Variación 2: Practicando escucha activa
• Repetir la sesión de 2 minutos pero esta vez el matemático hará preguntas, y parafraseará al narrador para entender lo que dice 
• Luego el Matemático repite la narración y el narrador la califica
• Variación 3: El matemático narrador
• Se le pide al matemático que realice la narración y el narrador la califica
• Variación 4: De matemático a revisor de facebook, whatssapp y correo
• En vez de realizar las multiplicaciones se le pide al Matemático que revise honestamente  su smartphone ya sea facebook, whatsapp o su correo mientras el otro habla.

Estas variaciones pueden usarse según desee el facilitador.

Hasta acá la dinámica, recomiendo ver este video para aprender más de la escucha activa http://www.lecciones-aprendidas.info/2016/04/saber-escuchar-escucha-activa.html

Bienvenido el feedback y compartir las experiencias empleándola.



Saludos ágiles
Jorge Abad

Multitasking : No somos capaces de hacer dos cosas BIEN a la vez

Hola a todos

Les comparto tres artículos y un ejercicio en el que se demuestra que el multitasking es la forma más ineficiente de hacer las cosas.

Realmente en agilismo  no nos preocupamos por hacer muchas cosas, nos preocupamos por hacer una sola cosa bien hecha y a la vez, es mucho más eficiente.

Espero los disfruten, apliquen y difundan.

Saludos ágiles

Jorge Abad

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Artículo 1: Es imposible hacer bien más de dos tareas a la vez
Neurocientíficos coinciden en que la llamada 'multitarea' compromete la eficiencia y la creatividad.

Tomado de: http://www.eltiempo.com/estilo-de-vida/salud/es-imposible-hacer-bien-mas-de-dos-tareas-a-la-vez/16045023?ts=93

El ser humano no puede hacer multitasking (tareas múltiples). A esa conclusión llegó Earl Miller, neurocientífico del Departamento del Cerebro y de las Ciencias Cognitivas del MIT, reconocido por su trabajo en procesos como la concentración y la memoria.

“Aunque el cerebro pueda almacenar información de toda una vida y una gran cantidad de conocimiento, por alguna razón solo puede expresar uno o dos pensamientos conscientes al tiempo”, dice desde Boston.

La masificación de internet, los smartphones y las tabletas, y la tendencia a comunicarse por WhatsApp y a estar pendientes de las redes sociales han llevado a los científicos a investigar cómo esta sobrecarga de información afecta el cerebro. Y lo que han descubierto es que, desde el punto de vista biológico, es poco lo que se puede hacer. El cerebro humano tiene capacidades limitadas y el sistema de vida actual lo pone a prueba. “Tenemos un dilema: la sociedad espera que hagamos multitasking, pero no somos buenos en eso”, resume.

Cerebro más lento

Antes de que la neurociencia conociera el auge que tiene hoy, los psicólogos ya se habían interesado en los efectos de la era de la información sobre la mente. Uno de ellos es el doctor Glenn Wilson, quien acuñó el término ‘infomanía’. A petición de Porter-Novelli, la agencia de publicidad de Hewlett Packard (HP), en el 2005 este exprofesor del Gresham College, de Londres, supervisó un experimento para medir los efectos negativos de estar permanentemente conectados.

El estudio, restringido a ocho empleados de HP sometidos a distintos tests –primero en un ambiente tranquilo y luego en uno interferido por el sonido de teléfonos y la llegada de e-mails–, llamó la atención porque indicó que “las distracciones tecnológicas” de las que habla Wilson hacían bajar el coeficiente intelectual de 143,38 puntos en situación de calma a 132,75 en un ambiente “ruidoso”.

Cinco años más tarde, un equipo del Instituto Nacional de Salud e Investigación Médica (Inserm), en París, realizó, bajo el liderazgo de Etienne Koechline, un trabajo con base en resonancias magnéticas que explicaba por qué el cerebro solo puede dedicarse a dos tareas a la vez.

La hipótesis establecida por estos científicos es que al dedicarse a dos tareas mentalmente costosas, nuestro cerebro se divide:automáticamente, el lado izquierdo del córtex prefrontal (que gobierna las funciones ejecutivas) se dedica a una tarea, mientras el lado derecho se ocupa de la otra.

“Uno puede cocinar y hablar por teléfono al mismo tiempo. El problema surge al tratar de hacer tres cosas a la vez: el córtex prefrontal siempre desecha una”, le comentó Etienne Koechline a Science. Otros estudios –entre ellos uno de Russ Poldrack en la U. de Stanford– confirmaron la incapacidad del ser humano de ser eficiente en más de dos tareas a la vez, y revelaron que cuando se hace multitasking la información nueva no va al hipocampo, donde habitualmente se almacena, sino al lugar equivocado del cerebro. Otra investigación de la misma universidad mostró, además, que la gente regularmente bombardeada con información electrónica no puede prestar atención, recordar información y terminar una tarea para empezar otra de la manera en que logran hacerlo quienes se concentran en una cosa a la vez. En breve, son menos eficientes.

“Cuando la gente cree que está haciendo multitasking, lo que hace en realidad es pasar permanentemente de una tarea a la otra”, lo que le quita tiempo al proceso de pensar, sentencia Earl Miller. En consecuencia, “el cerebro se ralentiza y comete errores, los pensamientos son más superficiales y uno se pone menos creativo”, concluye. Eso es lo que él llama los “costos del cambio” (switch costs).

La trampa

Si los efectos del multitasking sobre la capacidad de pensar ya son preocupantes, los expertos le suman otro problema: el cerebro tiene la capacidad de hacernos trampa. Miller habla de la “ceguera inatenta”, que hace que cuando creemos estar conscientes de lo que estamos haciendo, en realidad no lo estamos.

“Cuando cambiamos de una tarea a otra, le prestamos atención a una de ellas y no a la otra, aunque creamos que estamos concentrados en todas. Por ejemplo, siempre veo a gente manejando con manos libres y creen que eso resuelve el problema, pero no es así. Cuando uno está concentrado en una conversación por teléfono, no se está concentrando en el camino. Pero el cerebro da la ilusión de que sí lo está”, afirma.

Miller explica que existe un “ancho de banda” limitado, el “pensamiento consciente”, y que el cerebro en modo multitasking no logra incorporar todo en ese ancho de banda. Entonces construye una ilusión, tomando “pedazos de información” cada cierto tiempo y juntándolos para darnos la impresión de una información completa.

Nadie puede ser entrenado para el multitasking. De hecho, estudios señalan que quienes creen ser buenos en este campo resultan ser los menos eficientes en la realización de múltiples tareas a la vez. Una investigación que da cuenta de eso es la de la Universidad de Sussex, que reveló que los multitaskers tienen una menor densidad de materia gris en el córtex del cíngulo anterior (CCA).

“El rol más importante de esta región cerebral es lidiar con el conflicto. Por ejemplo, cuando hay distintas maneras de responder a un estímulo (como leer la palabra “rojo” escrita en verde), el CCA especifica qué información debe ser procesada e instruye a otras partes del cerebro para que eliminen la distracción. Por tanto, es una región involucrada en el esfuerzo consciente de enfocarnos en lo importante”, explica desde Inglaterra el investigador Ryota Kanai. Por eso, añade, los multitaskers tienen menos capacidad de resolver tareas más complejas y de jerarquizar la información.

La pregunta que surge es por qué, si nos vuelve más lentos en el plano cognitivo y –de manera general– menos eficientes, seguimos haciendo multitasking. “Es porque el cerebro encuentra gratificante la información, pues está diseñado para buscar conocimiento”, contesta Miller.

El problema, agrega, es que evolucionamos en un ambiente más simple, cuando no existían todos estos smartphones, tabletas y computadores. “Hemos creado una sociedad con la que nuestro cerebro ya no puede lidiar de manera eficiente. Hay demasiada información”, insiste.

Y no podemos evitarlo. “Como la información es gratificante para el cerebro, todos somos, en cierta medida, adictos al multitasking –advierte Miller–. Yo soy consciente de cuán malos somos trabajando en varias cosas al tiempo, pero si mi celular está cerca o hay una ventana abierta con internet en mi computador, voy a entrar a la web. Por eso, cuando quiero concentrarme dejo mi teléfono fuera de alcance o de mi vista, y solo una ventana de pantalla abierta, sin internet. Hay que ser disciplinado”.

Somos adictos a la desconcentración

Daniel Levitin, autor de ‘The Organized Mind, Thinking Straight in the Age of Information Overload’, profesor de psicología en la Universidad McGill (Canadá) y consultor de la serie de TV ‘El mentalista’, ha analizado el proceso químico que genera “adicción” a la ‘multitarea’. En enero, escribió en ‘The Guardian’: “El ‘multitasking’ crea un círculo de adicción a la dopamina, premiando al cerebro por perder el foco y por estar buscando estimulación externa.

Para empeorar las cosas, el córtex prefrontal tiene un sesgo hacia lo novedoso (...). La ironía para los que tratan de concentrarse es que la misma región cerebral de la que dependemos para mantenernos enfocados es la que se distrae fácilmente”.

DANIELA MOHOR W.
El Mercurio (Chile)

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Artículo 2: Multi-tasking makes you stupid: Give it up before you get brain damage!

Tomado de: http://scrum.jeffsutherland.com/2010/12/multi-tasking-makes-you-stupid-give-it.html

We know multitasking causes project delays but it is even worse than we thought. Psychology Today reports on new research that shows it builds up a stress response that damages cells in your brain.
The Difficulties of Multi-tasking
Doing too much makes you slower and dumber.
By Colin Allen, published on March 01, 2003 - last reviewed on December 20, 2010

Multi-tasking, the mental act of juggling, may not actually be the best way to save time or get things done well. A new body of research has found that multi-tasking makes people less efficient and reduces the level of brainpower used for each task. Also, people who overburden their minds with too many tasks at once can have problems with short-term memory. One study, in the Journal of Experimental Psychology, found that the mind slows down when it switches back and forth between tasks. The only way to turn off this mental friction is to put more time, even just a few seconds, between tasks. A second study, in the journal NeuroImage, also notes that the mind does not cope well with multitasking. It asked participants to listen to sentences while comparing two rotating objects. Even though these tasks use different parts of the brain, visual input dropped 29 percent and listening success fell 53 percent.

For people doing too many things at once, additional worry can build up into a stress response. This adrenalin rush can damage the cells that form new memories. It can also weaken attentiveness and alertness. So what can people to get their act together? Focus on fewer tasks.

Trad: La multitarea , el acto mental de malabares, en realidad no puede ser la mejor manera de ahorrar tiempo o hacer las cosas bien hechas . Un nuevo cuerpo de investigación ha encontrado que la multitarea hace que la gente menos eficiente y reduce el nivel de la capacidad intelectual utilizada para cada tarea. Además , las personas que sobrecargan sus mentes con demasiadas tareas a la vez puede tener problemas con la memoria a corto plazo . Un estudio, en la revista Journal of Experimental Psicología, encontró que la mente se ralentiza cuando se avanza y retrocede entre tareas. La única forma de desactivar esta fricción mental es poner más tiempo, incluso unos pocos segundos , entre las tareas . Un segundo estudio , en la revista NeuroImage , también toma nota de que la mente no lidiar bien con la multitarea. Se pidió a los participantes a escuchar frases al comparar dos objetos en rotación . A pesar de que estas tareas utilizan diferentes partes del cerebro , entrada visual se redujo 29 por ciento y el éxito de escuchar cayó 53 por ciento .

Para las personas que hacen demasiadas cosas a la vez , preocupación adicional se puede acumular en una respuesta de estrés . Esta descarga de adrenalina puede dañar las células que forman nuevos recuerdos. También puede debilitar la atención y el estado de alerta . Entonces, ¿qué puede la gente a conseguir su desempeño ? Centrarse en un menor número de tareas.

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Artículo 3: Trabajar en más de un proyecto a la vez genera perdidas de tiempo y disminuye la productividad

Tomado de: http://www.javiergarzas.com/2013/11/trabajar-en-mas-de-un-proyecto-la-vez-genera-perdidas-de-tiempo-y-disminuye-la-productividad.html

Un libro con datos bastante interesantes sobre gestión de proyectos y el comportamiento humano es el de Gerald Weinberg, el  Quality Software Management, Volume 1: Systems Thinking, famoso, principalmente, por un estudio que exponía el desperdicio de tiempo que conllevaba tener a las personas en más de un proyecto.

Concretamente, Weinberg lo sintetizaba en esta tabla:

Número de proyectos simultaneos	% de tiempo disponible para el proyecto	Perdida debida al cambio de contexto
1	100%	0%
2	40%	20%
3	20%	40%
4	10%	60%
5	5%	75%

Según el calculo de Weinberg, añadir un solo proyecto más, adicional a aquel en que estamos trabajando, genera perdidas de un 20% del tiempo. Agregar un tercer proyecto, crea perdidas de casi la mitad del tiempo.

Estas perdidas de tiempo vienen del cambio de tareas, de “trasladar los pensamientos” de un proyecto a otro distinto. El efecto que se produce es muy similar a las interrupciones, aquello que ya comentamos de queinterrumpir a quien programa, o al que realiza cualquier actividad intelectual, hace que su productividad caiga (mas de lo que imaginas).

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Un Juego: Escribir 10 nombres

Tomado de: Lo aprendí de Verónica Vera @verovera78

1. Escribe 10 nombres, todos al mismo tiempo - o sea que siempre escribes una letra de un nombre distinto -. Mide cuánto tardas por nombre y suma el total.
2. Luego escribe 10 nombres, uno cada vez. Mide de nuevo.
3. Asómbrate del costo de la multitarea..