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Hola a todos,
Hoy quiero compartir una reflexión sobre la implementación de Lean Portfolio Management (LPM), algo que he visto en muchas organizaciones: suelen adoptar LPM sin una estrategia clara, lo que termina siendo un reto en lugar de una solución. Para tener éxito, es vital seguir un enfoque secuencial que permita construir sobre cada práctica implementada.
1. Estrategia y Financiación del Portafolio
- Problema: Falta de alineación entre las iniciativas de proyectos y los objetivos estratégicos de la organización, lo que resulta en esfuerzos dispersos y recursos mal utilizados.
- Práctica: Alinear las iniciativas del portafolio con la estrategia empresarial para asegurar que cada proyecto o programa contribuye directamente a los objetivos organizacionales. Además, implementar la financiación dinámica del portafolio permite reasignar recursos de manera continua según las prioridades cambiantes, evitando así la asignación estática y poco flexible de presupuestos anuales.Una buena práctica de asignación es usar los tres horizontes de McKinsey (1).
2. Priorización de Iniciativas
- Problema: Incapacidad de determinar qué proyectos deben ser ejecutados primero, lo que puede llevar a una sobrecarga de trabajo en proyectos de bajo valor mientras se ignoran los de alto impacto.
- Práctica: Utilizar técnicas de priorización como Weighted Shortest Job First (WSJF) o Cost of Delay (CoD) para identificar y priorizar las iniciativas que generan mayor valor para la organización. Esto asegura que los recursos y el tiempo se inviertan en los proyectos más importantes, reduciendo el riesgo de trabajar en tareas que no aportan un impacto significativo.
3. Visualiza y Limita el Trabajo en Progreso (WIP)
- Problema: Demasiados proyectos en curso simultáneamente, lo que provoca dispersión de esfuerzos, tiempos de entrega prolongados, y disminución de la calidad.
- Práctica: Visualizar el flujo y limitar la cantidad de trabajo en progreso (WIP) para enfocarse en menos proyectos a la vez, permitiendo a los equipos concentrarse y finalizar proyectos más rápidamente. Esto ayuda a reducir el tiempo de entrega, mejorar la calidad del trabajo, y evitar la saturación de los equipos, lo cual es clave para mantener un flujo constante y eficiente.
3. Asignación Eficiente de Recursos
- Problema: Uso ineficiente o desequilibrado de los recursos, lo que puede llevar a cuellos de botella en algunos proyectos y recursos ociosos en otros.
- Práctica: Optimizar la asignación de recursos asegurando que los proyectos de mayor prioridad reciban la atención y el talento necesario. Esto implica ajustar dinámicamente la distribución de recursos humanos y financieros en función de las necesidades actuales, evitando así el desperdicio y asegurando que los proyectos críticos tengan el soporte adecuado.
5. Gestiona el Flujo
- Problema: Cuellos de botella y bloqueos en el proceso de entrega, lo que provoca retrasos y una menor capacidad para responder a las necesidades del mercado.
- Práctica: Monitorear y gestionar el flujo de trabajo para identificar y eliminar cuellos de botella, asegurando un flujo continuo y constante de valor. Esto incluye el seguimiento del ciclo de vida de los proyectos para detectar rápidamente cualquier interrupción y aplicar las correcciones necesarias para mantener el ritmo de entrega.
6. Gestión de la Capacidad
- Problema: Sobrecarga de trabajo en los equipos y falta de capacidad para completar todos los proyectos planificados, lo que genera estrés, retrasos y baja calidad.
- Práctica: Gestionar la capacidad estableciendo límites claros sobre cuánto trabajo puede asumir cada equipo y asegurando que no se comprometan con más proyectos de los que pueden manejar. Esto incluye aprender a decir "No" cuando sea necesario, priorizando las iniciativas más críticas y asegurando un ritmo de trabajo sostenible.
7. Cadencia y Sincronización
- Problema: Descoordinación entre equipos y falta de alineación en los tiempos de entrega, lo que genera retrasos y falta de cohesión en los proyectos.
- Práctica: Establecer una cadencia regular de eventos de planificación y sincronización, como la PI Planning en SAFe, para alinear a los equipos en torno a objetivos comunes y tiempos de entrega coordinados. Esto asegura que todos los equipos trabajen en armonía y que las dependencias se gestionen proactivamente, reduciendo la fricción y mejorando la eficiencia.
8. Revisión y Ajuste Continuo
- Problema: Inflexibilidad en la planificación del portafolio y falta de adaptación a los cambios del entorno o a las nuevas prioridades.
- Práctica: Implementar ciclos de revisión y ajuste continuo para evaluar el progreso del portafolio y realizar los cambios necesarios en tiempo real. Esto permite a la organización adaptarse rápidamente a nuevas oportunidades o desafíos, manteniendo siempre un enfoque en maximizar el valor entregado.
9. Transparencia y Métricas
- Problema: Falta de visibilidad sobre el estado de los proyectos y la efectividad del portafolio, lo que dificulta la toma de decisiones informadas.
- Práctica: Mantener una alta transparencia en todos los niveles del portafolio mediante el uso de métricas clave y tableros de control que reflejen el estado actual de las iniciativas. Esto facilita la toma de decisiones basada en datos y asegura que todos los stakeholders estén alineados con el progreso y las prioridades. Un buen grupo de métricas para tu portafolio son:
- Predictiblidad (Say/Do)
- Tasa de entrega, también conocida como tasa de entrega, tasa de salida o throughput
- Lead Time
- WIP o elementos en progreso, para esto la gráfica de flujo acumulado es ideal
- Distribución de flujo o tipos de items que viajan en el sistema
- Eficiencia de Flujo, es decir, Touch time / Lead time.
10. Toma de Decisiones Descentralizada
- Problema: Toma de decisiones centralizada que ralentiza el proceso de ejecución y reduce la agilidad de los equipos.
- Práctica: Empoderar a los equipos para tomar decisiones de manera descentralizada, basándose en datos y alineándose con la estrategia general del portafolio. Esto agiliza el proceso de ejecución, permite una mayor flexibilidad y adaptación, y reduce los tiempos de espera para aprobaciones.
11. Mejora Continua y Aprendizaje
- Problema: Falta de retroalimentación y aprendizaje de los proyectos anteriores, lo que conduce a la repetición de errores y la falta de innovación.
- Práctica: Fomentar una cultura de mejora continua y aprendizaje, donde se implementen ciclos de retroalimentación rápida y se realicen ajustes basados en las lecciones aprendidas. Esto ayuda a mejorar constantemente los procesos y a innovar en la gestión del portafolio, asegurando que la organización evolucione y se adapte a las nuevas realidades del mercado.
Este enfoque secuencial no solo organiza el trabajo, sino que además establece un camino sólido para que las organizaciones alcancen la agilidad empresarial que tanto buscan. Soy consciente de que este es una artículo introductorio, vendrán más con detalle en cada una de las etapas.
¡Saludos ágiles!
Jorge Abad.
