El Planning, el Tasking, el Tablero Kanban, la Guía de Scrum y un Tip Poderoso para “Oler” Impedimentos

Hola a todos, este es uno de los post que hace tiempo tenía pendiente por escribir y por fin se alinearon los astros y pude escribirlo.

Empecemos, según la Guía Oficial de Scrum (1) el planning consta de dos partes:

• Tema Uno: ¿Qué puede hacerse en este Sprint? (conocido como “El Qué”): El cual consiste en la identificación del Objetivo del Sprint y la lista de ítems de backlog que hacen parte del producto que si se completan lograrían el Objetivo del Sprint

• Tema Dos: ¿Cómo se conseguirá completar el trabajo seleccionado? (conocido como “El Cómo”): El cual consiste  que el Equipo de Desarrollo decide cómo construirá esta funcionalidad para formar un Incremento de producto “Terminado” durante el Sprint que cumpla con el Objetivo y contenga los ítems seleccionados en el paso anterior más el plan para terminarlos.

Adicionalmente, para el tema 2 dice claramente:

“El Equipo de Desarrollo por lo general comienza diseñando el sistema y el trabajo necesario para convertir la Lista de Producto en un Incremento de producto funcional. El trabajo podría ser de tamaño o esfuerzo estimado variables. Sin embargo, durante la Planificación del Sprint se planifica suficiente trabajo como para que el Equipo de Desarrollo pueda hacer una proyección de lo que cree que puede completar en el Sprint que comienza. Para el final de esta reunión, el trabajo planificado por el Equipo de Desarrollo para los primeros días del Sprint es descompuesto en unidades de un día o menos.” (Esto último es conocido en el mundo de Scrum con el Tasking, o la descomposición en tareas de los ítems de backlog - como la palabra misma lo sugiere-)

Aquí vemos dos cosas:

• Se sugiere que el trabajo se descomponga de forma gradual en unidades, o sea, NO SE DESCOMPONGA TODO A PRIORI  en el planning del sprint (ya sea por timebox o conveniencia), sino que se identifique claramente las tareas próximas de lo próximo que se va a hacer y luego se descomponga el resto cuando estemos cercanos a construirlo (esto es conocido en el mundo de gerencia de proyectos como Planeación Gradual o Rolling Wave Planning – la cual empleamos nosotros ampliamente en el mundo ágil –). Acá quiero hacer una precisión, nunca lo he hecho así, siempre sugiero o hago la descomposición de todas las historias de usuario en tareas durante el planning  –y nos ha ido bien –, haré el experimento y lo compartiré.
• Lo segundo que me parece MUY PODEROSO es descomponer el trabajo en unidades de UN DÍA O MENOS.

Y es en esto último donde uno dice: “Claro, tiene sentido, de esa manera todos los días se finalizará algo y de esa forma se sentirá el progreso y se identificarán fácil los impedimentos y puntos de atasque".

Basado en lo anterior vienen los siguientes puntos

Cómo he trabajado el tasking o cómo lo he visto

Este ejercicio de descomponer las historias de usuario en tareas de un día o menos (léase Tasking), y me he encontrado con equipos que han decidido manejarlo de diferente manera, el punto no es discutir cuál es la mejor, es mejor pensar, con cual se siente más cómodo mi equipo, adicionalmente puede que lo hagan de una forma durante un tiempo y luego cambien a otra (recordemos el principio básico de la gestión empírica “Inspección y Adaptación”), volviendo al tema las formas de tasking que he observado son:

Forma de tasking	Observación
·         Dividir la historia de usuario en tareas de tamaños de unidades entre 1 y 8, así: 1h, 2h, 3h, 4h, 5h, 6h, 7h, 8h	La verdad esta no me gusta, lo que he encontrado es que no somos buenos estimando en esta forma, pues la precisión aun a nivel de tareas aún es baja en desarrollo de software, adicional abre el espacio a la microgestión que limita al equipo y no permite que el equipo aprenda.
·         Dividir historia de usuario en las tareas de tamaños de 2h, 4h, 6h, 8h	Esta forma me gusta, brinda amortiguación si se falla en la estimación.
·         Dividir la historia de usuario en las tareas de tamaños de 2h, 4h, 8h	Esta es la que más me gusta, por la misma razón de la anterior, adicionalmente permite que falles, aprender, mejorar, da más libertad al equipo.
·         Dividir la historia de usuario en tareas sin horas pero garantizando que cada tarea es menor a un día	Esta forma la he visto en equipos muy maduros en los cuales la confianza y transparencia son una constante presente en su día a día.

Ahora el Super Tip

Este tip me lo enseño Silvia Lozano (@sila_zenufana) – y me ha servido montones con los equipos que he tenido la suerte de estar y acompañar –, quien me sugirió en el tablero kanban poner UN PUNTO por cada día que permanece la tarea en la zona del WIP (“Work In Progress” o “Work in Process”) de esta manera se identificará que una tarea requiere ayuda si tiene más de DOS PUNTOS, pues recordemos que como tenemos por regla (o sugerencia) que las tareas no deben durar más de un día, si las tareas en el tablero kanban tienen DOS PUNTOS O MÁS significa que:

• Existe un posible impedimento
• Existe una posible dificultad en desarrollar la tarea
• Existe una posible falta de foco o de habilidad por parte de desarrollador que esta trabajando en ella
• Se estimó de una forma muy optimista o con falta de conocimiento del real tamaño
• Existe un desbordamiento de alcance
• O es un punto de mejora para discutir en la retrospectiva

En cualquiera de los anteriores es un punto donde tanto Scrum Master como Equipo observan un punto en el que hay que hacer intervención.

OJO: Lo anterior funciona muy bien si tenemos la buena práctica que siempre haya en el tablero una tarea por persona del equipo – recordemos que solo somos capaces de hacer una cosa a la vez, o sea en el WIP una persona no puede tener más de dos tareas –  o sea, que en el WIP si el equipo tiene 4 integrantes a lo sumo existirán 4 post-it (o pósit (2)) a la vez que representan una tarea por cada uno de ellos.

Cerrando

Espero que lo compartido sea de utilidad en tu equipo Scrum, y para terminar tres preguntas

• ¿Cuándo fue la última vez que leíste la guía oficial de Scrum?
• ¿Qué descubrimiento has hecho?
• ¿los puedes compartir?

Bienvenida la retroalimentación y sus comentarios.

Saludos ágiles

Jorge Abad

Notas, Aclaraciones, Comentarios y Referencias

1.  La que se encuentra en Scrumguides.org
2.  Es correcta esta forma de escribirlo, la RAE lo permite ver acá  Pósit  http://dle.rae.es/?id=TnfXVsj