Scrum: La Reunión de REFINAMIENTO, clave para reducir Riesgos y reducir tiempo del Sprint Planning

El refinamiento aunque no es una de las reuniones oficiales de Scrum [1], si se dice que el 10% del sprint debería dedicarse a esta actividad.

Dice la guia [1]:

"El refinamiento (refinement) de la Lista de Producto es el acto de añadir detalle, estimaciones y
orden a los elementos de la Lista de Producto. Se trata de un proceso continuo, en el cual el
Dueño de Producto y el Equipo de Desarrollo colaboran acerca de los detalles de los elementos
de la Lista de Producto. Durante el refinamiento de la Lista de Producto, se examinan y revisan 
sus elementos. El Equipo Scrum decide cómo y cuándo se hace el refinamiento. Este usualmente 
consume no más del 10% de la capacidad del Equipo de Desarrollo. Sin embargo, los elementos
de la Lista de Producto pueden actualizarse en cualquier momento por el Dueño de Producto o a
criterio suyo."

Bajo este escenario la duración de la reunión de refinamiento debería ser:

	Duración máxima de la reunión en horas
Tamaño del Sprint	1 Semana	2 Semanas	3 Semanas	4 Semanas
Refinamiento	1	2	3	4

Si lo miramos bien toma un tiempo considerable del sprint (aunque he experimentado en sprints de 2 que semanas 4 horas son suficientes),  tal vez se haga en una sola sesión o en varias según el caso, pero una de las ideas claves de scrum es:

"tengamos las reuniones suficientes de manera que no sea necesario hacer más reuniones, y podamos enfocarnos en lo que nos gusta, la construcción del producto."

.

Lo cierto es que esta actividad tiene grandes beneficios tanto para el sprint que viene, como para la construcción del producto.

Esta reunión (no-oficial) de scrum tiene como objetivo, presentar los próximos ítemes de backlog al equipo que van a entrar tanto para el siguiente sprint como para los 2 o tres próximos y discutir aspectos sobre ellos. Una de las agendas que he empleado en los refinamientos es la siguiente:

1. Lectura y estimación de las historias de usuario que posiblemente entran en el PRÓXIMO SPRINT. Se leen las historias de usuario con sus criterios de aceptación, se realiza la conversación, entendimiento y ajuste sobre las mismas.
2. Lectura de historias de usuario (no al detalle, solo el título de las mismas) que entrarán en los próximos  2 ó 3 sprints
3. En equipo se identifican los insumos requeridos para estas historias tanto desde el punto de vista de conocimiento como de entes externos al equipo (otras áreas, otros proveedores, etc)
4. En equipo se identifican los riesgos que pueden hacer que esas historias no se completen y se identifican actividades a realizar para mitigarlos.

De este manera:

• El Scrum Master y el Product Owner (y en ocasiones el Team Develper) comienzan a trabajar conjuntamente en la resolución previa de:
• riesgos
• insumos 
• e impedimentos
• El equipo conoce que viene para el próximo sprint
• El planning es una reunión mas liviana donde se presentan los aspectos modificados o afinados de las historias de usuario y algún cambio en la priorización.
• Todo el Equipo Scrum (Product Owner, Scrum Master, Team Developer) van observando como se va construyendo la visión del producto y se pueden alinear desviaciones.

Saludos ágiles

Jorge Abad.

Referencias

[1]Scrum Guides - https://www.scrum.org/Portals/0/Documents/Scrum%20Guides/2013/Scrum-Guide-ES.pdf#zoom=100