sábado, octubre 26, 2024

Un Gran Aliado en la Gestión de Proyectos: Proyectos Híbridos

En la evolución de la gestión de proyectos, los enfoques híbridos han cobrado un protagonismo especial. Estos proyectos combinan lo mejor de dos mundos: las metodologías predictivas tradicionales (como cascada) y las ágiles (como Scrum o Kanban), adaptándose de manera eficaz a las complejidades modernas. Pero, ¿Qué significa realmente un proyecto híbrido y por qué está ganando tanta relevancia?


Definición de Proyecto Híbrido

Un proyecto híbrido es aquel que utiliza simultáneamente técnicas predictivas y ágiles para ajustarse a las necesidades y características de las distintas fases del proyecto. En términos más simples, las partes del proyecto que son bien conocidas, con requisitos claros y definidos, se manejan utilizando un enfoque predictivo. Por otro lado, las áreas donde la incertidumbre o el cambio son constantes, se gestionan de manera ágil, permitiendo iteraciones, retroalimentación continua y adaptación rápida a los cambios.

Este enfoque combinado es particularmente útil en proyectos donde se necesitan tanto control y planificación detallada como flexibilidad y rapidez de respuesta. De esta manera, se maximizan los beneficios de ambos enfoques, minimizando las desventajas de adoptar un único modelo rígido para todo el proyecto. Algunos ejemplos de proyectos híbridos pueden ser:

  • Implementación de un Sistema de Gestión Medioambiental (SGM): 
    • Parte Predictiva: La planificación del sistema de monitoreo ambiental, la infraestructura tecnológica y los requisitos legales se establecen con un enfoque predictivo, dado que los estándares medioambientales requieren un cumplimiento estricto.
    • Parte Adaptativa: Las estrategias de mitigación ambiental y los procesos de mejora continua se adaptan iterativamente, basándose en los resultados obtenidos y el feedback de auditores externos y expertos.
  • Implementación de un Programa de Formación Corporativa:
    • Parte Predictiva: El diseño del plan de formación, los objetivos de aprendizaje y la selección de plataformas de formación en línea se gestionan predictivamente para asegurar que se cumplan los requisitos educativos de la empresa.
    • Parte Adaptativa: Los contenidos del curso, las evaluaciones y las dinámicas interactivas se ajustan iterativamente, incorporando feedback de los participantes y las necesidades de aprendizaje específicas que van surgiendo.
  • Construcción de un Complejo Hotelero:
    • Parte Predictiva: La planificación de la estructura principal, las instalaciones y los servicios esenciales del hotel (electricidad, agua, etc.) se gestiona predictivamente para asegurar que se cumplan los plazos y estándares de calidad.
    • Parte Adaptativa: El diseño de interiores, las ofertas de servicios adicionales y las estrategias de marketing se desarrollan iterativamente, permitiendo ajustes según las tendencias de mercado y preferencias de los clientes.
  • Proyecto de Expansión de una Empresa de Logística:
    • Parte Predictiva: La planificación de la expansión física (nuevos centros logísticos) y la optimización de rutas de transporte se gestionan con un enfoque predictivo, para asegurar una distribución eficiente de recursos.
    • Parte Adaptativa: La mejora en la gestión de inventarios, la optimización del software de seguimiento de envíos y la adaptación a nuevas normativas de transporte se gestionan iterativamente, ajustándose a las necesidades del negocio y los cambios regulatorios.
  • Proyecto de Represa Hidroeléctrica:
    • Parte Predictiva: El diseño de la estructura principal de la represa, la capacidad de los embalses y las turbinas se planifican predictivamente para cumplir con los requisitos técnicos y asegurar el suministro de energía a largo plazo.
    • Parte Adaptativa: Las estrategias de gestión de impacto ambiental, el uso de nuevas tecnologías de eficiencia energética, y los planes de mantenimiento y operación se adaptan iterativamente, ajustándose a los avances tecnológicos y cambios en las políticas ambientales.

Además de los ejemplos mencionados, los enfoques híbridos son igualmente útiles en industrias creativas, como la producción cinematográfica, donde la planificación detallada de rodajes y recursos se combina con la flexibilidad en la postproducción. También se pueden aplicar en el sector educativo, en el desarrollo de programas de estudio o implementación de nuevos sistemas de enseñanza, donde la estructura base es predictiva, pero las técnicas y contenidos se ajustan iterativamente en función del feedback de los estudiantes.

¿Por Qué Adoptar un Enfoque Híbrido?

En el pasado, las organizaciones tendían a elegir entre enfoques tradicionales predictivos o ágiles, pero a medida que los proyectos se vuelven más complejos, esta dicotomía ha demostrado ser insuficiente. Aquí es donde los enfoques híbridos resultan ser un valioso aliado. Los proyectos híbridos no solo permiten abordar las diferentes necesidades de un proyecto en sus diversas fases, sino que también ofrecen las siguientes ventajas:

  1. Flexibilidad en el Entorno Cambiante: En un mundo donde la transformación digital, los cambios regulatorios, y la innovación tecnológica son una constante, la capacidad de pivotar es esencial. La parte ágil del enfoque híbrido facilita esta respuesta rápida ante cambios repentinos.
  2. Control en las Áreas Estables: Algunas áreas del proyecto, como la infraestructura o los requisitos contractuales, tienden a ser estables y predecibles. Aquí, las metodologías predictivas ofrecen un alto nivel de control, garantizando que se mantenga la calidad y los plazos.
  3. Gestión de Riesgos Balanceada: El enfoque híbrido permite una gestión de riesgos equilibrada. Mientras las fases predictivas permiten un análisis y mitigación de riesgos anticipados, las fases ágiles permiten reaccionar a riesgos emergentes y cambios repentinos.
  4. Mejor Colaboración Entre Equipos: Los equipos tradicionales y ágiles pueden colaborar de manera efectiva, aprovechando la planificación detallada y la entrega rápida, lo que mejora la sinergia entre las distintas partes interesadas del proyecto.
  5. Orientación al Valor: Este tipo de proyectos el "valor" es la palabra que identificará la forma de intervenir tando los aspectos tradicionales como adatativos del proyecto, permitiendo una mejor gestión, impacto, y eliminación de desperdicio.


¿Cómo Aplicar un Enfoque Híbrido?

Para una implementación exitosa de un enfoque híbrido, es clave establecer puntos de transición claros entre las fases predictivas y ágiles. Estos puntos deben estar basados en la evaluación del progreso del proyecto, la incertidumbre presente en cada fase, y la retroalimentación de las partes interesadas. Las organizaciones deben definir criterios específicos para determinar cuándo es necesario pivotar hacia un enfoque ágil, como por ejemplo, cuando los requisitos dejan de ser claros o cuando se necesita un enfoque más iterativo para reducir el riesgo. A su vez, las revisiones periódicas deben incluir tanto la planificación detallada como la flexibilidad para adaptar los siguientes pasos.. Por ejemplo:

  • Fases Predictivas: Etapas iniciales del proyecto, como la planificación, la infraestructura física o los aspectos legales.
  • Fases Ágiles: Desarrollo de software, innovación en productos, o cualquier área donde se necesite retroalimentación y adaptación constante.

Es crucial que las organizaciones establezcan para frentes predictivos y ágiles que avanzan a la par hitos de sincronización, donde los equipos de ambas fases (predictiva y ágil) se reúnan para evaluar el progreso y asegurarse de que el proyecto sigue alineado con los objetivos generales. Estos hitos permiten coordinar mejor la transición entre fases predictivas y ágiles, asegurando que no haya brechas o malentendidos.

Un aspecto clave es la capacitación de los equipos. Las personas involucradas en el proyecto deben estar capacitadas tanto en prácticas predictivas como ágiles, y más importante aún, en cómo integrarlas de manera efectiva. Sin esta comprensión mutua, los enfoques pueden chocar, lo que puede resultar en retrasos, confusión o pérdida de valor.


Cómo Identificar la Parte Adaptativa y la Predictiva del Proyecto Híbrido

Uno de los mayores desafíos en la gestión de proyectos híbridos es identificar qué partes del proyecto deben gestionarse con un enfoque predictivo y cuáles con un enfoque adaptativo o ágil. Para hacerlo eficazmente, se pueden utilizar herramientas como el marco Cynefin y la Matriz de Stacey, que ayudan a clasificar el tipo de proyecto según su nivel de complejidad y la claridad de sus requisitos. A continuación, se presentan ejemplos tanto del sector de desarrollo de software como de otros sectores para ilustrar mejor estos conceptos.

El Marco Cynefin

El marco Cynefin, creado por Dave Snowden, clasifica los entornos en cinco dominios diferentes: claro, complicado, complejo, caótico y desordenado. Estos dominios permiten a los líderes de proyectos identificar qué tipo de enfoque es más adecuado para cada situación.


  1. Dominio Claro: Se refiere a situaciones donde la relación causa-efecto es obvia, y las mejores prácticas están bien definidas. Aquí, el enfoque predictivo es el más adecuado, ya que los requisitos son conocidos de antemano y los procedimientos pueden seguirse de manera lineal.

    • Ejemplos: 
      • Corregir un bug en un sistema conocido
      • Pegar las baldosas el piso en una casa.
  2. Dominio Complicado: Aunque las relaciones causa-efecto no son evidentes de inmediato, pueden ser descubiertas con análisis experto. Un enfoque predictivo sigue siendo útil aquí, aunque puede requerir ajustes técnicos o expertos a lo largo del camino.

    • Ejemplos: 
      • Integrar un nuevo sistema de software en una plataforma existente.
      • Diseño de una planta de energía. 
  3. Dominio Complejo: En este caso, la relación causa-efecto solo puede verse en retrospectiva, y las soluciones requieren iteración y retroalimentación constante. Aquí, las prácticas ágiles y adaptativas son necesarias, ya que se necesita experimentar y ajustar continuamente.

    • Ejemplos: 
      • Desarrollo de una aplicación innovadora donde los requisitos cambian en función de la retroalimentación del usuario.
      • Lanzamiento de un nuevo producto al mercado. 
  4. Dominio Caótico: En este dominio, no existe una relación clara entre causa y efecto, y las acciones deben tomarse rápidamente para estabilizar la situación. Aquí, es crucial actuar de inmediato y luego evaluar, siendo un enfoque adaptativo más adecuado.

    • Ejemplos: 
      • Respuesta a una crisis tecnológica como una interrupción masiva del sistema.
      • Manejo de una crisis de relaciones públicas. 
  5. Dominio Desordenado: Se refiere a situaciones en las que no se ha podido determinar en qué dominio se encuentra el proyecto. Aquí, el primer paso es dividir el proyecto en partes más manejables que puedan clasificarse en uno de los otros dominios.

La Matriz de Stacey

La Matriz de Stacey es otra herramienta útil para identificar si una parte del proyecto debe gestionarse de manera predictiva o adaptativa. Esta matriz clasifica los proyectos en función de dos ejes: el grado de certeza en los requisitos y el grado de acuerdo en las tecnologías o soluciones necesarias.

  1. Zona Simple (Certeza alta - acuerdo alto): Aquí, se aplican mejor las metodologías predictivas, ya que los objetivos son claros y hay consenso sobre las soluciones. Se trata de tareas repetitivas o estándar que pueden planificarse con antelación.

    • Ejemplo en desarrollo de software: Migración de un sistema de datos conocido a una nueva plataforma.
    • Ejemplo fuera del software: Producción en masa. La fabricación de productos estándar en una línea de producción requiere procesos bien definidos y poca incertidumbre.
  2. Zona Complicada (Certeza media - acuerdo alto o certeza alta - acuerdo medio): Los requisitos son relativamente claros, pero la solución técnica puede requerir análisis o consultas a expertos. Un enfoque mixto puede funcionar aquí, con partes del proyecto gestionadas de forma ágil para ajustar la solución a medida que se avanza.

    • Ejemplos: 
      • Integración de diferentes módulos de software en una plataforma consolidada.
      • Diseño de un sistema de abastecimiento de agua.
  3. Zona Compleja (Certeza baja - acuerdo alto, certeza alta - acuerdo bajo): Las metodologías ágiles son más efectivas en esta área, ya que se requiere un enfoque iterativo para aprender y ajustarse continuamente. Es común en proyectos innovadores o disruptivos donde los resultados finales son inciertos. 

    • Ejemplos: 
      • Ejemplo Diseño y desarrollo de un nuevo producto digital en un mercado emergente.
      • Campañas de marketing digital. 
  4. Zona Caótica (Certeza baja, acuerdo bajo): En este caso, se deben tomar decisiones rápidas sin suficiente información, y el enfoque ágil es esencial para gestionar el caos inicial y encontrar soluciones.

    • Ejemplos: 
      • Respuesta a una falla de seguridad masiva.
      • Respuesta a una emergencia natural. 

Integrando Cynefin y la Matriz de Stacey

Cynefin y la Matriz de Stacey proporcionan una estructura para identificarcómo gestionar diferentes partes de un proyecto, ya sea de manera predictiva o adaptativa. Al analizar el proyecto desde ambas perspectivas, es posible segmentarlo de manera efectiva, asignando el enfoque más adecuado según el contexto y la incertidumbre.

Por ejemplo, en un proyecto de transformación digital, la implementación de la infraestructura básica se gestiona de manera predictiva, ya que existen mejores prácticas bien definidas, ubicándola en el dominio claro de Cynefin o en la zona simple de Stacey. En cambio, el desarrollo de nuevas aplicaciones para el cliente, que requiere iteración rápida basada en el feedback, se maneja de forma adaptativa, encontrándose en el dominio complejo de Cynefin o la zona compleja de Stacey, donde la experimentación es clave.

Estas herramientas ayudan a identificar qué partes del proyecto necesitan planificación detallada y cuáles requieren flexibilidad. Cynefin clasifica el contexto, mientras que la Matriz de Stacey añade un análisis sobre la incertidumbre de los requisitos y las soluciones. Juntas, permiten tomar decisiones más informadas, mejorando la eficiencia, el uso de recursos y la capacidad de adaptación ante cambios, reduciendo riesgos y aumentando la probabilidad de éxito.


¿Qué Obstáculos Existen en la Implementación de Proyectos Híbridos?

A pesar de los múltiples beneficios, implementar un enfoque híbrido no está exento de desafíos. Algunas de las principales barreras incluyen:

  1. Resistencia al Cambio: Equipos acostumbrados a un solo enfoque pueden tener dificultades para adaptarse a la combinación de metodologías.
  2. Problemas de Sincronización: Las fases predictivas y ágiles tienen diferentes ritmos y marcos de trabajo, lo que puede dificultar la alineación si no se manejan correctamente.
  3. Pobre orientación al valor: tener una extricta orientación al alcance y perder de vista el valor, genera una rigidez perjudica los proyectos.
  4. Contaminación de prácticas: el uso de prácticas tradicionaes en enfoques ágiles y viceversa, genera degracación de los resultados, pues ambas partes quedarán mal gestionadas, desencadenando en una desconfianza en la aproximación híbrida.

Combinando Prácticas Ágiles y Predictivas: Qué Sí y Qué No Hacer

Al gestionar proyectos híbridos, es esencial identificar qué prácticas de los enfoques ágiles y predictivos se pueden combinar para maximizar los resultados. A continuación, exploramos las mejores prácticas que pueden trasladarse entre estos dos mundos, así como las advertencias sobre qué evitar para no caer en una mala ejecución.

Prácticas Ágiles Útiles en Entornos Predictivos

Las metodologías ágiles, como Scrum o Kanban, aportan valiosas prácticas que pueden aplicarse en entornos predictivos donde la planificación es rigurosa y el alcance bien definido. Algunas prácticas que funcionan bien en estos contextos son:

  • Revisiones regulares (retrospectivas): Incluso en proyectos donde el plan es detallado y a largo plazo, realizar retrospectivas periódicas (máximo mensuales) permite evaluar el progreso, identificar áreas de mejora y ajustar procesos.
  • Daily stand-ups (reuniones diarias): Las reuniones rápidas y diarias pueden mantener al equipo alineado y garantizar que los problemas se resuelvan rápidamente. Recomendación enfocarse en que no duren más de 15 minutos.
  • Visualización del flujo de trabajo (tableros Kanban): Utilizar un tablero visual que permita al equipo y a las partes interesadas ver el estado del proyecto es una excelente práctica, incluso en proyectos que siguen un enfoque predictivo, ya que facilita el seguimiento visual del progreso.
  • Iteraciones cortas para entregar valor parcial: Aunque el proyecto sea de larga duración, introducir ciclos iterativos para revisar entregables parciales puede mejorar el control de calidad y la validación con el cliente.
  • Esquemas de priorización: Priorizar e identificar elementos que mayor impacto generan una mejor orientación al valor y obtención de resultados en edades tempranas.

Prácticas de Entornos Predictivos que Funcionan en Entornos Ágiles

Por otro lado, los proyectos ágiles también pueden beneficiarse de algunas prácticas tradicionales de los enfoques predictivos, especialmente en áreas donde se requiere mayor planificación y control. Algunas de las prácticas útiles son:

  • Establecimiento claro de hitos y fases: Definir hitos clave a lo largo del proyecto, incluso si se trata de un enfoque ágil, ayuda a marcar puntos importantes de revisión y medición del progreso.
  • Documentación estructurada: En algunos contextos, tener una base sólida de documentación estructurada (como un plan de gestión de riesgos o un plan de comunicación) es fundamental, incluso en entornos ágiles, para garantizar que todos los involucrados tengan la misma visión.
  • Análisis detallado de riesgos: Aunque los proyectos ágiles tienden a abordar los riesgos a medida que surgen, en proyectos más grandes o complejos, un análisis predictivo de riesgos antes de comenzar puede evitar problemas importantes.

No Gestionar con Enfoque Experimental un Proyecto Predictivo

Tratar un proyecto predictivo como un experimento, donde el resultado no está bien definido desde el inicio, puede llevar a consecuencias graves, solo imaginemos tener un enfoque exploratorio construyendo un puente, un edificio, una casa, un avión, un portaviones, etc., a simple vista, "un desastre". En proyectos de este tipo, la predictibilidad y el control son clave para garantizar el éxito. Ejemplos de errores y sus consecuencias incluyen:

  • Falta de una planificación detallada: No tener un plan claro para las fases del proyecto puede generar retrasos significativos y falta de claridad en los entregables.
  • Cambios constantes en los requisitos: Adoptar la flexibilidad de un enfoque ágil en un proyecto donde el alcance y los requisitos deben estar claramente definidos puede resultar en caos organizativo y un mal uso de los recursos.
  • Consecuencia: Pérdida de control en el cronograma, desalineación entre los equipos y las partes interesadas, y falta de capacidad para cumplir con los compromisos acordados al inicio del proyecto.

No Gestionar con Enfoque Predictivo un Proyecto Ágil

Aplicar un enfoque rígido y predictivo a un proyecto ágil puede sofocar la innovación y la adaptabilidad que estos proyectos requieren. Algunas malas prácticas y sus consecuencias incluyen:

  • Planificación excesivamente detallada: Tratar de planificar todo el proyecto ágil desde el comienzo elimina la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios y la retroalimentación continua.
  • Falta de revisiones y adaptaciones: No realizar ajustes frecuentes alcance y al valor porque el plan inicial se sigue estrictamente puede llevar a la acumulación de problemas sin resolver y a un estancamiento del proyecto.
  • Consecuencia: Pérdida de agilidad, desmotivación del equipo y la incapacidad para responder a cambios rápidos en las necesidades del cliente o del mercado.


La Validación del Valor en Proyectos Híbridos

Al igual que en los enfoques predictivos o ágiles tradicionales, la validación del valor es crucial en los proyectos híbridos. Cada fase del proyecto debe estar alineada con los objetivos de negocio, y es fundamental medir si el valor prometido se está generando. Las fases ágiles permiten una validación constante a través de la retroalimentación, mientras que las fases predictivas ofrecen hitos claros para revisar el progreso y asegurar que el proyecto esté cumpliendo con los requisitos.


Reflexión Final: Los Proyectos Híbridos son el Presente y el Futuro

En un mundo de cambio constante, los proyectos híbridos están demostrando ser una solución eficaz para abordar la complejidad y la incertidumbre. Aunque siempre han existido, hoy en día proporcionan lo mejor de ambos enfoques —rigidez donde es necesaria y flexibilidad donde es crucial— lo que permite para las organizaciones maximizar el valor de sus iniciativas.

En un mundo en constante cambio, los enfoques tradicionales de gestión de proyectos ya no son suficientes. Los proyectos híbridos están demostrando ser una solución eficaz para abordar la complejidad y la incertidumbre, combinando lo mejor de los enfoques predictivos y ágiles. Este tipo de gestión proporciona lo mejor de ambos mundos: rigidez donde es necesaria y flexibilidad donde es crucial. La capacidad de adaptarse a diferentes circunstancias dentro de un mismo proyecto es una ventaja competitiva clara en los entornos de hoy.

Para las organizaciones que aún no han adoptado este enfoque, es hora de considerar el cambio. Adaptarse a las dinámicas cambiantes del mercado, gestionar los riesgos de manera más eficiente, y maximizar el impacto de las iniciativas a través de una gestión híbrida de proyectos es una manera segura de seguir siendo relevante y competitivo. Además, fomentar una cultura de aprendizaje continuo y validación de valor es fundamental para asegurar el éxito a largo plazo.

Saludos ágiles,

Jorge Abad.

Referencias

  1. Snowden, Dave. "Cynefin: A Framework for Decision Making." Harvard Business Review, 2007. https://hbr.org/2007/11/a-leaders-framework-for-decision-making 
  2. Stacey, Ralph. Strategic Management and Organisational Dynamics. Prentice Hall, 1996.
  3. PMI, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 6th edition. https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards
  4. PMI, Agile Practice Guide. https://www.pmi.org/agile
  5. La era híbrida: la gestión de proyectos adopta el enfoque de "adecuado a los objetivos". https://www.pmi.org/blog/project-management-embraces-the-fit-for-purpose-approach
  6. Presentación: La Gestión de Proyectos Evoluciona: Abrazando la Flexibilidad de los Enfoques Híbridos

viernes, octubre 11, 2024

Un Gran Pecado de las PMO y VMO

Imagen generada con DALL-E


En el mundo de las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) y las Oficinas de Valor (VMO), se tiende a pensar que la gestión es clave. Sin embargo, algo que he observado en mi experiencia evaluando estas áreas y conversando con quienes las lideran es que, aunque no tienen que ser perfectas, cometen un pecado recurrente: la falta de validación del valor prometido en las iniciativas que gestionan.

Falta de Casos de Negocio Claros

Uno de los primeros problemas que encuentro es que muchas veces las PMO o VMO no cuentan con casos de negocio sólidos para las iniciativas que gestionan. Aún peor, cuando existen, esos casos suelen carecer de una promesa de valor específica. No basta con decir que una iniciativa mejorará los ingresos, la satisfacción del cliente, reducirá problemas o incrementará la eficiencia. Es necesario detallar cuánto se espera mejorar, ser específicos con el impacto esperado.

El Problema de No Medir el Valor Generado

El pecado más grande es que, incluso cuando se establece una promesa de valor, muchas veces no se mide si ese valor fue realmente generado. Las PMO y VMO tienden a centrarse en si los casos de negocio cumplen con el formato o si los proyectos avanzan según el cronograma, pero una vez completados, rara vez se verifica si realmente lograron el impacto prometido. Este enfoque limitado impide que las organizaciones identifiquen si las iniciativas fueron un éxito, si generaron desperdicio, o si podrían mejorarse para tener un mayor impacto en el futuro.

¿Por Qué la Validación del Valor es Crucial?

La validación del valor es, curiosamente, una de las actividades que menos se realiza en las PMO o VMO. Si tú lo haces en tu organización, estás entre los pocos que realmente aseguran que el valor prometido sea tangible. Entiendo que en muchos casos, los gerentes de proyectos no tienen la responsabilidad directa de validar el éxito post-implementación. Su rol suele centrarse en la ejecución del proyecto, no en evaluar si la solución funciona en el mundo real. Pero la organización como un todo no debería olvidar esta evaluación.

¿Cómo Corregir Este Pecado?

Reconozcamos que el impacto o valor generado por un proyecto no siempre es inmediato, pero puede y debe medirse en un tiempo razonable. Validar ese impacto permite:

  • Identificar si el valor prometido fue logrado.
  • Ampliar las buenas prácticas hacia otras áreas de la organización si el proyecto es exitoso.
  • Asesorar al área solicitante para que mejores futuros casos de negocio si el resultado no fue el esperado.

Reflexión Final: ¿Qué Obstaculiza la Validación del Valor?

Muchas organizaciones no hacen esta validación porque no tienen un proceso claro para ello. Si tu organización no valida el valor de sus iniciativas, es hora de preguntarse: ¿qué lo está obstruyendo? Los pasos para mejorar esta práctica incluyen establecer métricas claras, fijar plazos de medición y crear un proceso formal para revisar el éxito o fracaso de los proyectos. Esto no solo mejora la efectividad de las iniciativas, sino que también asegura un aprendizaje continuo y una mejora en los procesos de negocio.

La validación del valor generado debe ser una prioridad, no solo para PMO o VMO, sino para cualquier organización que quiera optimizar sus inversiones en proyectos, productos y servicios.

Saludos ágiles,

Jorge Abad

sábado, octubre 05, 2024

Formando equipos de alto desempeño. Algunos tips claves

Hola a todos,

Este artículo tiene la intención de ser breve. A continuación encontrarás un registro de ciertos elementos que he aprendido para formar equipos de alto desempeño, luego ampliaré esto con un artículo más largo.
  1. Cree equipos idóneos, con las personas requeridas para generar valor. Multidisciplinarios o con perfiles T.
  2. Propósito
  3. Acuerde un grupo de valores que les lleve a una alta confianza y al alto desempeño. Los que sugiere Scrum son una buena guía: 
    • Coraje, 
    • Foco, 
    • Compromiso,
    • Respeto y 
    • Franqueza.
  4. Tenga un buen conjunto de métricas para gestionar el desempeño. Sugiero siempre las siguientes:
    • Say/Do: lo hecho/ planeado
    • Calidad: llámese buenas prácticas, excelencia técnica, reducción de deuda técnica, tasa de errores
    • Impacto: que tanto valor está generando el equipo
  5. Ciclos de retroalimentación, al menos mensualmente, para revisar:
    • resultados y métricas
    • procesos
    • herramientas
    • personas y sus interacciones
  6. Una narrativa de cultura que proporcione un marco de actuación, que le cuente al equipo:
    • Lo que NO se espera del equipo, ejemplos: 
      • que no se gestione la deuda técnica, 
      • que no se asista a los eventos,
      • que no se respete a las personas.
    • Lo BÁSICO que se espera del equipo, ejemplos:
      • que cumpla sus compromisos,
      • entregue trabajo con excelencia,
      • se den retroalimentación mutua,
      • que reciban sin problema retroalimentación externa.
    • Lo EXTRAORDINARIO que se espera del equipo, ejemplos:
      • Investigar nuevas formas de hacer las cosas,
      • hacer de la innovación una forma de trabajo,
      • traer nuevos negocios a la empresa.

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Cómo Implementar Lean Portfolio Management: Un Enfoque Estratégico y Secuencial

Imagen generada por DALL-E


Hola a todos,

Hoy quiero compartir una reflexión sobre la implementación de Lean Portfolio Management (LPM), algo que he visto en muchas organizaciones: suelen adoptar LPM sin una estrategia clara, lo que termina siendo un reto en lugar de una solución. Para tener éxito, es vital seguir un enfoque secuencial que permita construir sobre cada práctica implementada.

1. Estrategia y Financiación del Portafolio

  • Problema: Falta de alineación entre las iniciativas de proyectos y los objetivos estratégicos de la organización, lo que resulta en esfuerzos dispersos y recursos mal utilizados.
  • Práctica: Alinear las iniciativas del portafolio con la estrategia empresarial para asegurar que cada proyecto o programa contribuye directamente a los objetivos organizacionales. Además, implementar la financiación dinámica del portafolio permite reasignar recursos de manera continua según las prioridades cambiantes, evitando así la asignación estática y poco flexible de presupuestos anuales.Una buena práctica de asignación es usar los tres horizontes de McKinsey (1).



2. Priorización de Iniciativas

  • Problema: Incapacidad de determinar qué proyectos deben ser ejecutados primero, lo que puede llevar a una sobrecarga de trabajo en proyectos de bajo valor mientras se ignoran los de alto impacto.
  • Práctica: Utilizar técnicas de priorización como Weighted Shortest Job First (WSJF) o Cost of Delay (CoD) para identificar y priorizar las iniciativas que generan mayor valor para la organización. Esto asegura que los recursos y el tiempo se inviertan en los proyectos más importantes, reduciendo el riesgo de trabajar en tareas que no aportan un impacto significativo.
3. Visualiza y Limita el Trabajo en Progreso (WIP)

  • Problema: Demasiados proyectos en curso simultáneamente, lo que provoca dispersión de esfuerzos, tiempos de entrega prolongados, y disminución de la calidad.
  • Práctica: Visualizar el flujo y limitar la cantidad de trabajo en progreso (WIP) para enfocarse en menos proyectos a la vez, permitiendo a los equipos concentrarse y finalizar proyectos más rápidamente. Esto ayuda a reducir el tiempo de entrega, mejorar la calidad del trabajo, y evitar la saturación de los equipos, lo cual es clave para mantener un flujo constante y eficiente.

3. Asignación Eficiente de Recursos

  • Problema: Uso ineficiente o desequilibrado de los recursos, lo que puede llevar a cuellos de botella en algunos proyectos y recursos ociosos en otros.
  • Práctica: Optimizar la asignación de recursos asegurando que los proyectos de mayor prioridad reciban la atención y el talento necesario. Esto implica ajustar dinámicamente la distribución de recursos humanos y financieros en función de las necesidades actuales, evitando así el desperdicio y asegurando que los proyectos críticos tengan el soporte adecuado.

5. Gestiona el Flujo

  • Problema: Cuellos de botella y bloqueos en el proceso de entrega, lo que provoca retrasos y una menor capacidad para responder a las necesidades del mercado.
  • Práctica: Monitorear y gestionar el flujo de trabajo para identificar y eliminar cuellos de botella, asegurando un flujo continuo y constante de valor. Esto incluye el seguimiento del ciclo de vida de los proyectos para detectar rápidamente cualquier interrupción y aplicar las correcciones necesarias para mantener el ritmo de entrega.

6. Gestión de la Capacidad

  • Problema: Sobrecarga de trabajo en los equipos y falta de capacidad para completar todos los proyectos planificados, lo que genera estrés, retrasos y baja calidad.
  • Práctica: Gestionar la capacidad estableciendo límites claros sobre cuánto trabajo puede asumir cada equipo y asegurando que no se comprometan con más proyectos de los que pueden manejar. Esto incluye aprender a decir "No" cuando sea necesario, priorizando las iniciativas más críticas y asegurando un ritmo de trabajo sostenible.
7. Cadencia y Sincronización

  • Problema: Descoordinación entre equipos y falta de alineación en los tiempos de entrega, lo que genera retrasos y falta de cohesión en los proyectos.
  • Práctica: Establecer una cadencia regular de eventos de planificación y sincronización, como la PI Planning en SAFe, para alinear a los equipos en torno a objetivos comunes y tiempos de entrega coordinados. Esto asegura que todos los equipos trabajen en armonía y que las dependencias se gestionen proactivamente, reduciendo la fricción y mejorando la eficiencia.

8. Revisión y Ajuste Continuo

  • Problema: Inflexibilidad en la planificación del portafolio y falta de adaptación a los cambios del entorno o a las nuevas prioridades.
  • Práctica: Implementar ciclos de revisión y ajuste continuo para evaluar el progreso del portafolio y realizar los cambios necesarios en tiempo real. Esto permite a la organización adaptarse rápidamente a nuevas oportunidades o desafíos, manteniendo siempre un enfoque en maximizar el valor entregado.

9. Transparencia y Métricas

  • Problema: Falta de visibilidad sobre el estado de los proyectos y la efectividad del portafolio, lo que dificulta la toma de decisiones informadas.
  • Práctica: Mantener una alta transparencia en todos los niveles del portafolio mediante el uso de métricas clave y tableros de control que reflejen el estado actual de las iniciativas. Esto facilita la toma de decisiones basada en datos y asegura que todos los stakeholders estén alineados con el progreso y las prioridades. Un buen grupo de métricas para tu portafolio son:

    • Predictiblidad (Say/Do)
    • Tasa de entrega, también conocida como tasa de entrega, tasa de salida o throughput
    • Lead Time
    • WIP o elementos en progreso, para esto la gráfica de flujo acumulado es ideal
    • Distribución de flujo o tipos de items que viajan en el sistema
    • Eficiencia de Flujo, es decir, Touch time / Lead time.

10. Toma de Decisiones Descentralizada

  • Problema: Toma de decisiones centralizada que ralentiza el proceso de ejecución y reduce la agilidad de los equipos.
  • Práctica: Empoderar a los equipos para tomar decisiones de manera descentralizada, basándose en datos y alineándose con la estrategia general del portafolio. Esto agiliza el proceso de ejecución, permite una mayor flexibilidad y adaptación, y reduce los tiempos de espera para aprobaciones.

11. Mejora Continua y Aprendizaje

  • Problema: Falta de retroalimentación y aprendizaje de los proyectos anteriores, lo que conduce a la repetición de errores y la falta de innovación.
  • Práctica: Fomentar una cultura de mejora continua y aprendizaje, donde se implementen ciclos de retroalimentación rápida y se realicen ajustes basados en las lecciones aprendidas. Esto ayuda a mejorar constantemente los procesos y a innovar en la gestión del portafolio, asegurando que la organización evolucione y se adapte a las nuevas realidades del mercado.

Este enfoque secuencial no solo organiza el trabajo, sino que además establece un camino sólido para que las organizaciones alcancen la agilidad empresarial que tanto buscan. Soy consciente de que este es una artículo introductorio, vendrán más con detalle en cada una de las etapas.

¡Saludos ágiles!

Jorge Abad.


Referencias

viernes, octubre 04, 2024

Del libro Good to Great de Jim Collins: El valor de la gente, el valor de la cultura:

Hola a todos,

Hace poco por recomendación de mi gran amigo Juan Andrés Ochoa, me comencé a leer el libro Good to Great de Jim Collins. Quiero compartir con ustedes una reflexión del libro que me resonó profundamente, y que Juan me destacó con énfasis:

  1. "Primero quien y luego que", es decir,  primero debemos contar con un equipo excepcional, uno que debata, confronte, cuestione. Solo entonces, con ellos, podremos cambiar el mundo. La visión es crucial, pero más importante aún son las personas comprometidas con esa visión.
  2. Cuando se tiene al equipo adecuado, cualquier aceleración, disrupción tecnológica o transformación, ya sea de procesos o sistemas, puede generar resultados extraordinarios. En cambio, con las personas incorrectas o una cultura errónea, esos mismos esfuerzos tendrán un impacto limitado.
Mirémoslo desde las matemáticas:

Supongamos dos empresas. La primera tiene una cultura de valor 5, y la segunda, una cultura de valor 8. Ante la llegada de un disruptor digital que mejora el desempeño de la organización exponencialmente (potencia de 2), los resultados serán muy diferentes:

Cultura 1 - valor 5             Nuevo Valor 5²= 25
    ➤Transformación que potencia en 2 la empresa
Cultura 2 - valor 8             Nuevo Valor 8²= 64

Conclusión: un equipo fuerte, con una cultura de alto rendimiento, maximizará mucho más cualquier mejora, logrando un impacto significativamente mayor que un equipo con bajo desempeño o una cultura débil.

 



Quedan pendienes más mensajes claves del libro.

Saludos ágiles,

Jorge Abad.


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Coordinación Impecable: Requisito para crecer como líder, en la agilidad, en la gestión de productos y proyectos - Video





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