Coordinación Impecable: Requisito para crecer como líder, en la agilidad, en la gestión de productos y proyectos

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Poca aplicación de Lean en el mundo Corporativo. Post Linkedin.

Priorizar vs. Ordenar el Backlog: Más Allá de la Semántica

Imagen generada por DALL-E

Hola a todos,

Durante mucho tiempo, en mis entrenamientos de Scrum, solía decir que el Product Backlog se "prioriza". Sin embargo, al analizar con más detenimiento la Guía Scrum 2020, noté que el término correcto es "ordenar". Aunque podría parecer una diferencia semántica, en realidad, tiene profundas implicaciones en la manera en que gestionamos el trabajo del equipo. Ordenar no es simplemente priorizar; es entender el contexto, los diferentes tipos de trabajo y las necesidades estratégicas del negocio para decidir el orden en el que se abordarán los ítems.

¿Qué Significa Ordenar un Backlog?

Ordenar implica más que asignar niveles de importancia o urgencia. Es un proceso que requiere una comprensión holística de todos los elementos que componen el backlog y sus interrelaciones. Veamos en qué se diferencia ordenar de priorizar:

1. Ordenar: Organizar ítems en función de múltiples criterios como riesgo, valor, complejidad, dependencias y necesidad estratégica. Requiere un entendimiento profundo del entorno y de cómo cada ítem contribuye al objetivo general del producto.
2. Priorizar: Asignar un nivel de importancia o urgencia a cada tarea. Este enfoque puede ser útil, pero se queda corto cuando hay múltiples dimensiones a considerar.

Un Ejemplo Cotidiano

Supongamos que tienes las siguientes tareas en un día ocupado:

1. Preparar un informe para una reunión importante.
2. Responder correos electrónicos pendientes.
3. Llevar a cabo una tarea de investigación para un proyecto a largo plazo.
4. Hacer una llamada de seguimiento a un cliente insatisfecho.
5. Organizar tu escritorio y archivar documentos.

Si decides priorizar, podrías hacer lo siguiente:

1. Preparar un informe para una reunión importante.
2. Hacer una llamada de seguimiento a un cliente insatisfecho.
3. Responder correos electrónicos pendientes.
4. Llevar a cabo una tarea de investigación para un proyecto a largo plazo.
5. Organizar tu escritorio y archivar documentos.

Aquí, has ordenado las tareas basándote únicamente en la importancia y urgencia. Pero, ¿qué pasa si hay dependencias o restricciones de tiempo? ¿Y si la llamada con el cliente solo puede hacerse a cierta hora? La prioridad cambia.

Si decides ordenar, podrías hacerlo así:

1. Preparar un informe para una reunión importante.
2. Hacer una llamada de seguimiento a un cliente insatisfecho a la hora acordada.
3. Organizar tu escritorio mientras esperas la hora de la llamada.
4. Responder correos electrónicos mientras esperas respuesta del informe.
5. Llevar a cabo la investigación cuando tengas tiempo concentrado disponible.

Aquí, has tenido en cuenta no solo la importancia, sino también la disponibilidad de tiempo, las dependencias y el contexto.

Ordenar el Backlog: Un Ejercicio Complejo

Llevemos esto al mundo de Scrum. Imaginemos un backlog con los siguientes ítems:

1. Corregir un bug crítico que afecta a muchos usuarios.
2. Implementar una nueva funcionalidad solicitada por un cliente clave.
3. Actualizar la documentación técnica del proyecto.
4. Realizar pruebas de carga en el sistema.
5. Mejorar la interfaz de usuario en la pantalla de inicio.

Priorizar el Backlog:

1. Corregir un bug crítico (Alta prioridad por impacto).
2. Implementar nueva funcionalidad (Importante para la satisfacción del cliente).
3. Realizar pruebas de carga (Esencial para la estabilidad).
4. Mejorar interfaz (Mejora la experiencia, no urgente).
5. Actualizar documentación (Baja prioridad).

En este caso, hemos asignado prioridades basadas en urgencia e impacto. Pero, ¿qué pasa si el equipo necesita mejorar la documentación antes de implementar la nueva funcionalidad para evitar errores? La prioridad cambia.

Ordenar el Backlog:

1. Corregir un bug crítico.
2. Actualizar la documentación técnica (necesario para implementar correctamente la nueva funcionalidad).
3. Implementar nueva funcionalidad.
4. Realizar pruebas de carga después de la nueva funcionalidad.
5. Mejorar la interfaz de usuario.

En este ejemplo, hemos considerado no solo la importancia, sino también las dependencias y el contexto. Esto es lo que realmente significa ordenar un backlog.

¿Por Qué es Importante Comprender la Diferencia?

Cuando el Product Owner ordena el backlog, no se limita a clasificar ítems por prioridad, sino que considera factores como:

• Dependencias Técnicas y Funcionales: Un ítem podría ser más prioritario, pero si no se cumplen ciertas condiciones previas, no puede abordarse.
• Riesgos: Un ítem con menor prioridad podría tener un riesgo elevado que lo convierta en un foco de atención temprano.
• Impacto Estratégico: Hay ítems que, aunque no parezcan urgentes, son esenciales para el crecimiento del negocio a largo plazo.

Por lo tanto, existen varios criterios que puedes utilizar para ordenar los ítems del backlog. La elección de los criterios dependerá de los objetivos, contexto y momentos específicos. Aquí algunos de los más comunes:

• Urgencia: Priorizar según plazos o fechas límite.
• Importancia: Relevancia de la tarea para los objetivos a largo plazo.
• Impacto: Qué tan significativa es la tarea en los resultados finales.
• Complejidad: Ordenar tareas más simples antes para liberar recursos.
• Riesgo: Considerar tareas que podrían tener consecuencias negativas significativas si no se completan a tiempo.
• Dependencia: Priorizar tareas que desbloquearán o permitirán el progreso en otras.
• Retorno de Inversión (ROI): Evaluar qué tareas ofrecen mayor retorno de inversión en tiempo, esfuerzo o recursos.
• Valor percibido: Dar prioridad a las tareas que se consideran más valiosas desde una perspectiva personal o de equipo
• Recursos disponibles: Considerar los recursos, como tiempo y presupuesto, disponibles para cada tarea. Priorizar tareas que se pueden completar con los recursos disponibles.
• Capacidad personal: Considerar tu propia capacidad y disponibilidad para realizar las tareas. Priorizar tareas según tu habilidad y disponibilidad en un momento dado.

La combinación y ordenamiento de estos criterios o la elección de uno sobre otro dependerá de la naturaleza específica de las tareas y metas; y por lo tanto, se pueden ajustar y personalizar estos criterios según tus necesidades y circunstancias particulares.

Pasos para un Ordenamiento Efectivo del Backlog

Para realizar correctamente el ordenamiento del Product Backlog en Scrum, es fundamental seguir una secuencia estructurada que tenga en cuenta varios factores y criterios. Aquí te presento una secuencia de pasos recomendada:

1. Definir el Contexto y Objetivos del Producto

• Antes de ordenar, asegúrate de tener claros los objetivos del producto, la visión y la estrategia general. Esto te ayudará a tomar decisiones alineadas con el valor esperado del producto.

2. Identificar los Criterios de Ordenamiento

• Define los criterios que usarás para ordenar el backlog. Estos pueden incluir:
  • Valor de negocio: ¿Qué tanto contribuye el ítem al valor del producto?
  • Riesgo y complejidad: ¿Cuáles son los riesgos asociados al ítem? ¿Es un ítem técnicamente complejo?
  • Dependencias: ¿Existen dependencias con otros ítems o equipos?
  • Urgencia o necesidad regulatoria: ¿Existen fechas límite o requerimientos regulatorios?

3. Evaluar y Categorizar los Ítems del Backlog

• Revisa cada ítem del backlog y asígnale una categoría basada en los criterios definidos. Por ejemplo, puedes clasificar los ítems como:
  • Bugs: Problemas críticos que afectan la experiencia del usuario.
  • Deuda técnica: Elementos que necesitan ser resueltos para mejorar la calidad del código.
  • Funcionalidades nuevas: Mejoras o nuevas capacidades del producto.
  • Requerimientos regulatorios: Obligaciones legales o normativas.

4. Considerar las Dependencias

• Asegúrate de que los ítems con dependencias necesarias se ordenen de manera que no bloqueen el trabajo posterior. Esto es crucial para mantener el flujo de trabajo.

5. Asignar una Puntuación de Valor

• Usa técnicas como el valor ponderado (Weighted Shortest Job First - WSJF o la relacion Valor/Duración) para asignar un puntaje a cada ítem basado en su valor relativo, el esfuerzo requerido y el impacto en la entrega del producto.

6. Organizar el Backlog en Función del Contexto

• Con los criterios y puntajes, organiza el backlog considerando el contexto actual del proyecto. Esto puede implicar mover hacia arriba ciertos ítems que, aunque no tienen el mayor valor, desbloquean otros ítems críticos.

7. Revisar y Ajustar Regularmente

• El Product Backlog no es estático. Revisa y ajusta el orden regularmente en las reuniones de refinamiento del backlog, o cada vez que cambien las condiciones del proyecto o del mercado.

8. Comunicar el Ordenamiento al Equipo

• Es fundamental que el equipo de desarrollo y los stakeholders entiendan el orden del backlog y las razones detrás de él. Esto mejora la transparencia y alinea a todos en cuanto a las prioridades del producto.

9. Validar con el Equipo

• Antes de finalizar, valida el orden del backlog con el equipo de desarrollo. Pueden surgir consideraciones técnicas o de implementación que afecten la viabilidad del orden propuesto.

10. Monitorear el Impacto y Adaptar

• Observa cómo el ordenamiento del backlog afecta el desempeño del equipo y la entrega de valor. Ajusta el orden si es necesario para asegurar que se maximiza el valor entregado al cliente.

Este enfoque permite que el Product Owner tome decisiones informadas y estratégicas al ordenar el backlog, asegurando que el equipo trabaje en lo que realmente aporta valor y minimizando el desperdicio de tiempo y recursos.

Conclusiones

1. No Todo Puede Ser Priorizado Igual: Un solo criterio de priorización no es suficiente, existen muchos criterios. Es necesario un enfoque integral para gestionar el backlog de manera efectiva.
2. El Product Owner Debe Comprender el Contexto: Ordenar el backlog implica entender el entorno, las necesidades del negocio, las dependencias y riesgos de cada ítem.
3. Evangelización sobre Ordenamiento: Tanto el equipo Scrum como la organización deben entender esta diferencia. El Scrum Master juega un papel crucial en facilitar esta comprensión hacia todos los que están impactados con el ordenamiento del Product Backlog.
4. Aplicabilidad a Portafolios Empresariales: A nivel de portafolio, no todos los proyectos se gestionan con los mismos criterios. Algunos son estratégicos, otros operativos; ordenar significa encontrar un equilibrio que maximice el valor global (esto será material para otro artículo).

Cerrando, ordenar un backlog no es una tarea sencilla, pero es crucial para que el equipo pueda entregar el máximo valor posible. No se trata solo de qué hacer primero, sino de entender por qué y cómo hacerlo en el contexto adecuado.

Saludos ágiles,

Jorge Abad.

De la Era del Conocimiento a los Albores de la Era del Pensamiento Crítico. Como la GenAI nos Dividirá entre Consumidores y Pensadores.

Imagen generada por DALL-E

Imaginemos un mundo sin retroexcavadoras. La construcción de cualquier edificio requeriría horas, días o incluso semanas de trabajo manual para excavar las cimentaciones. La llegada de estas máquinas no solo transformó la manera en que construimos, sino que liberó a las personas para realizar trabajos de mayor valor. De manera similar, la aparición de las calculadoras y, más adelante, las computadoras, revolucionó nuestra capacidad para realizar cálculos complejos en segundos, desplazando la necesidad de realizar operaciones mentalmente o con herramientas rudimentarias. Internet, por su parte, ha conectado al mundo en una vasta red de servicios y conocimientos al alcance de un clic. Ahora, en esta línea de evolución tecnológica, surge la Generative AI (GenAI), prometiendo transformar no solo lo que hacemos, sino también cómo pensamos y tomamos decisiones.

La GenAI no es solo una herramienta más. Es un asistente capaz de procesar volúmenes masivos de datos, sintetizarlos y proporcionar información relevante en tiempo real. Para muchas personas, la respuesta a cualquier pregunta compleja estará a un simple “espera un momento, déjame preguntarle a la GenAI.” Esto crea un nuevo paradigma, donde la habilidad más valiosa será saber cómo interactuar eficazmente con estas herramientas, convirtiéndose en un maestro en el arte de formular preguntas y evaluar respuestas.

Sin embargo, hay un matiz importante que no debemos pasar por alto: el verdadero poder no radicará únicamente en el acceso a la información procesada por la GenAI, sino en la capacidad de contextualizarla, de interpretarla con criterio propio y de integrarla en un marco de pensamiento crítico. La GenAI será, en muchos sentidos, como una calculadora para el pensamiento; una herramienta poderosa para quienes ya poseen una sólida base de conocimientos y experiencia. Pero aquellos que se limiten a depender exclusivamente de ella, sin desarrollar su propio criterio, estarán delegando no solo el acto de pensar, sino también la capacidad de decidir con autonomía.

La humanidad se dividirá nuevamente en dos: quienes consuman la GenAI sin objeción, utilizándola para todas sus actividades, y quienes respondan en tiempo real a las preguntas del entorno, apoyándose en la GenAI para validar, complementar, rechazar o afirmar su punto de vista. ¿Quién te daría más certezas para producir resultados asombrosos? ¿Alguien que diga: "espera, le pregunto a la GenAI," o alguien que, sin titubear, responda tu pregunta y cuestione tus argumentos?

Existen grandes riesgos de que nos volvamos perezosos para tareas que impliquen análisis y un compromiso intelectual. El uso indiscriminado de la GenAI podría llevarnos a una dependencia que limite nuestra capacidad de pensar por nosotros mismos. La facilidad para obtener respuestas rápidas y precisas podría desincentivar el esfuerzo mental necesario para enfrentar problemas complejos, llevando a una sociedad que consume conocimiento sin digerirlo ni transformarlo.

Es aquí donde entra en juego la importancia de las habilidades humanas que la tecnología no puede reemplazar: la experiencia, el juicio y la capacidad de cuestionar y reflexionar. Así como las retroexcavadoras no convirtieron a los obreros en innecesarios, sino que los liberaron para trabajar en tareas más avanzadas, la GenAI puede liberar a las mentes humanas para enfocarse en problemas de mayor complejidad y creatividad. Aquellos que logren construir sus propios esquemas mentales, bebiendo de libros, experiencias y conocimientos disponibles, y que además se atrevan a desafiar sus propias convicciones en un entorno en constante cambio, serán quienes dominen este nuevo mundo.

Este amanecer tecnológico plantea una disyuntiva para la humanidad: ¿nos limitaremos a consumir información sin digerirla, sin cuestionarla, sin transformarla? ¿O asumiremos el reto de comprender realmente el mundo que nos rodea, usando la GenAI no como un sustituto del pensamiento, sino como un catalizador para llevar nuestro intelecto a nuevas alturas? La decisión está en nuestras manos, y lo que hagamos con este poder determinará no solo nuestro futuro, sino también el papel que desempeñaremos en esta nueva era que apenas comienza.

Así, la era de la GenAI nos desafía a ser más humanos que nunca, a no delegar el pensar, sino a abrazar nuestra capacidad de razonar, de cuestionar y de decidir. Porque en este nuevo mundo, no será quien tenga acceso a más datos el más fuerte, sino quien sepa cómo usarlos, integrarlos y, sobre todo, quién se atreva a pensar por sí mismo.

Saludos ágiles,

Jorge Abad.

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Presentación: La Gestión de Proyectos Evoluciona: Abrazando la Flexibilidad de los Enfoques Híbridos

Frase: Business Agility - Visión Sistémica

 

“La Business Agility es un resultado sistémico, es la suma de las interacciones de los equipos y áreas de la organización, en su misión de generar valor.” – Jorge Abad

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Un Nuevo Comienzo: Cómo Guiar el Cambio Cultural en tu Organización Inspirado en la Historia de Israel

Imagen generada con Dall-e

Hola a todos,

El cambio de un equipo, área y organización, incluso el propio, es un verdadero reto. He participado en muchas transformaciones ágiles y digitales; y coincido con la siguiente frase:

"No hay evidencia científica de que un cambio cultural planificado produzca un cambio cultural. El cambio solo puede ocurrir en muchas interacciones locales, no a través de un plan o programa central." - Ralph Stacey, Complexity and Organizational Reality

Batallamos con el cambio, sacamos a los equipos a talleres al aire libre a vivir experiencias sobre el cambio que viene, hacemos gamificación, llenamos la empresa de letreros, los emails y comunicados; y poco a poco va sucediendo, se van dando las cosas, pero indiscutiblemente, no sale según el plan, las cosas suceden por resultado de la persistencia. Y como lo he comprobado, una aproximación ágil, iterativa e incremental, o mejor, usar Scrum, es la mejor forma de reaccionar y triunfar en esa misión.

Pero no vengo a escribir de Scrum, ni de agilidad, vengo a compartirles un pendiente, escribir sobre un texto que está en la biblia y que se lee en las lecturas de la misa de la iglesia católica en el trigésimo primer domingo del tiempo ordinario, ciclo b, que cuando la escuché, dije: ¡Wow! Gestión del cambio pura y dura, y dice así:

"Escucha, Israel: el Señor, nuestro Dios, es el único Señor. Amarás al Señor, tu Dios, con todo tu corazón, con toda tu alma y con todas tus fuerzas. Graba en tu corazón estas palabras que yo te dicto hoy. Incúlcalas a tus hijos, y háblales de ellas cuando estés en tu casa y cuando vayas de viaje, al acostarte y al levantarte. Átalas a tu mano como un signo, y que estén como una marca sobre tu frente. Escríbelas en las puertas de tu casa y en sus postes." - Deuteronomio 6,4-9

Espero aún me estén leyendo, no es mi intención centrarme en el aspecto religioso del texto, el propósito es revisarlo técnicamente, procedo entonces. 

El pueblo de Israel, tras recibir la Ley en el monte Sinaí, se encontraba en un momento crítico de su historia. Habían salido de Egipto, donde vivieron bajo la esclavitud durante siglos, y ahora se encontraban en el desierto, camino a la tierra prometida. Sin embargo, para poder entrar y prosperar en esa nueva tierra, necesitaban un cambio profundo en su cultura y comportamiento. Habían recibido la Ley, un nuevo marco de actuación, que debía guiar cada aspecto de sus vidas, desde su relación con Dios hasta sus interacciones diarias entre ellos. Este momento de transformación es un paralelismo poderoso con los desafíos que enfrentan las organizaciones hoy en día cuando intentan cambiar su cultura.

Comunicación Continua y Consistente

Uno de los primeros pasos que Dios instruyó al pueblo de Israel fue la necesidad de una comunicación constante y repetida de las leyes y principios recibidos. En Deuteronomio 6,7, se les ordena: "Enséñaselas continuamente a tus hijos. Háblales de ellas tanto en tu casa como en el camino, y cuando te acuestes y cuando te levantes." 

En una organización moderna, este principio se traduce en la importancia de una comunicación clara, consistente y continua para lograr un cambio cultural. Los líderes deben asegurarse de que el mensaje sobre los nuevos valores, comportamientos y objetivos se comunique de manera constante a través de múltiples canales y en diferentes momentos. Esto no solo ayuda a que el mensaje llegue a todos los rincones de la organización, sino que también facilita que los empleados lo internalicen y lo hagan parte de su vida diaria en el trabajo.

Modelar el Comportamiento Deseado

Otro elemento clave en el proceso de cambio cultural es el ejemplo que deben dar los líderes. En el contexto de Israel, la instrucción de "Grábate en el corazón todas las cosas que hoy te he dicho" (Deuteronomio 6,6) subraya la importancia de que los líderes sean los primeros en adoptar y modelar los nuevos comportamientos y valores.

En una organización, los líderes no solo deben hablar del cambio cultural, sino que deben vivirlo. Cuando los empleados ven que los líderes encarnan los valores y comportamientos que se esperan en la nueva cultura, se sienten inspirados a hacer lo mismo. Este liderazgo por el ejemplo es esencial para asegurar que el cambio cultural se arraigue profundamente en toda la organización.

Visibilidad y Recordatorio Constante

El pueblo de Israel fue instruido a atar las leyes a su brazo como un signo, llevarlas en la frente como una marca, y escribirlas en los postes y en las puertas de su casa (Deuteronomio 6,8-9). Estos símbolos servían como recordatorios constantes de los principios que debían guiar sus vidas.

En el ámbito organizacional, este principio se refleja en la necesidad de mantener visibles los valores y comportamientos deseados. Esto puede lograrse a través de carteles, eslóganes, insignias, y otros recordatorios visuales que refuercen continuamente el mensaje del cambio. La visibilidad constante ayuda a mantener a todos enfocados en la cultura que se desea crear y refuerza el compromiso de la organización con el cambio.

Integración en Todos los Aspectos de la Organización

Finalmente, la transformación cultural en Israel requería que las leyes y principios fueran integrados en todos los aspectos de su vida diaria. Este concepto de integración total es crucial para el éxito del cambio cultural en cualquier organización moderna. No basta con comunicar los nuevos valores y comportamientos; es necesario integrarlos en todas las políticas, procedimientos y prácticas cotidianas de la organización.

Esto implica revisar y ajustar los procesos de contratación, evaluación del desempeño, sistemas de recompensa, sistemas de medición, y toma de decisiones para alinearlos con la nueva cultura. Cuando los valores culturales están integrados en la estructura misma de la organización, se crea un entorno que refuerza y sostiene el cambio, asegurando que los nuevos comportamientos se conviertan en parte natural de la identidad organizacional.

Cerrando

El proceso de cambio cultural, ya sea en una antigua comunidad como Israel o en una organización moderna, requiere un enfoque estructurado y holístico. A través de la comunicación continua, el liderazgo por ejemplo, la visibilidad constante y la integración total de los nuevos valores en la vida diaria, se puede transformar una cultura de manera efectiva y sostenible. Estas lecciones, extraídas de un contexto antiguo pero aplicables hoy, ofrecen un camino claro para las organizaciones que buscan reinventarse y prosperar en un mundo en constante cambio.

Saludos ágiles,

Jorge Abad