Cómo la ejecución presupuestal puede destruir valor en tu empresa: la necesidad de un enfoque Lean

 

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Hola a todos,

Existen muchas formas de destruir valor en el mundo corporativo, y en especial lo relacionado con la creación de soluciones que impliquen el desarrollo de software, como, por ejemplo:

• no priorizando las iniciativas por valor
• realizar iniciativas sin validar las hipótesis que las crearon
• no estar enfocados en el cliente
• falta de un enfoque ágil y flexible
• falta de colaboración y comunicación entre departamentos
• no medir los resultados
• entre muchas más.

Hoy quiero compartirles una relacionada con el poder económico de las áreas, y es la ejecución presupuestal asignada a cada una. Cuántos en el mundo corporativo, cercanos al año fiscal, hemos escuchado de nuestros clientes expresiones como:

• Sobran X miles de dólares del presupuesto y no se han gastado, por favor, cotízame x proyectos y factúramelos por adelantado porque en caso contrario:
• nos quitan presupuesto
• no se incrementa el presupuesto el año entrante
• el área es mal calificada (por la deficiente ejecución del presupuesto)
• y otras más similares

Este enfoque de orientación al gasto presupuestal genera patologías, tales como:

• Enfoque en cumplir el presupuesto a costa de generar valor: los gerentes pueden estar más enfocados en cumplir los objetivos presupuestales a corto plazo en lugar de invertir en iniciativas a largo plazo que puedan generar un mayor valor para la empresa.
• Un enfoque que refuerza la cultura de silos: las áreas puede que se enfoquen en gastar "todo su dinero" (posiblemente bien, regular o mal) sin importar si otra área lo necesita para algo más estratégico, o si los excedentes pueden ser retornados a la corporación para mejorar su desempeño.
• Ejecución de proyectos innecesarios: debido a que se quiere cumplir con una meta presupuestal y no con la generación de valor, es posible que los elegidos a ejecutar no sean realmente requeridos.
• Falta de incentivos para la innovación: puede haber pocos incentivos para la innovación y la búsqueda de nuevas oportunidades de negocio que puedan requerir una inversión adicional.
• Falta de enfoque en el cliente: puede generarse poca atención en la satisfacción del cliente o en la generación de valor para él y en consecuencia la ejecución de proyectos no estratégicos.
• Dificultad para medir el éxito: Puede llevar a una falta de alineación con la estrategia general de la empresa y a una medición inadecuada del rendimiento.
• Baja flexibilidad: Puede ser difícil cambiar de dirección o adaptarse a situaciones cambiantes que puedan requerir una inversión adicional o un enfoque diferente.
• Mayor riesgo de errores: Puede generarse menos atención en la calidad y más en la cantidad de trabajo realizado.
• Falta de alineación con los objetivos estratégicos: puede haber una falta de alineación con los objetivos estratégicos a largo plazo de la empresa, lo que puede limitar el crecimiento y la capacidad de adaptación.
• Perdida del dinero por no ejecución: la patología que más duele, al hacer retrospectiva y revisar muchas conversaciones que he tenido con amigos del mundo de la contratación, es la no ejecución de ningún proyecto, a pesar de que se pagó por él, muchas veces lo que sucede es que se dilata y se dilata en el tiempo hasta que cae en el terreno del olvido. 

Como se observa, esta forma destruye valor en la organización y está afectando su desempeño y capacidad de adaptación. En un entorno cambiante, esto significa que la empresa está perdiendo oportunidades para mejorar y competir con otras alternativas. En última instancia, este comportamiento es autodestructivo para todos los involucrados.

La necesidad de un enfoque Lean en el presupuesto

En un entorno tan crítico y cambiante, nuestro compromiso organizacional es tomar la menor cantidad de decisiones que destruyan valor, y aunque nunca podremos eliminarlas, sí minimizarlas, y el enfoque lean del presupuesto (1) puede ayudarnos a ello.

"En un entorno tan crítico y cambiante, nuestro compromiso organizacional es tomar la menor cantidad de decisiones que destruyan valor, y aunque nunca podremos eliminarlas, sí minimizarlas, y el enfoque lean del presupuesto puede ayudarnos a ello."

 

Muchos al leer este artículo es posible que piensen: "es una lástima, deberíamos haberlo leído al final del año fiscal", pero para ser honestos, justo al cierre ya no se puede hacer nada: las políticas están definidas y solo queda ejecutarlas. En este punto (hoy abril 18 de 2023), sí se puede hacer algo, se pueden tomar decisiones que para el cierre fiscal ayuden a tu organización a ser más adaptable, y mejorar su desempeño con una mejor ejecución y uso del presupuesto. Algunas de las prácticas a promover son:

• Eliminar métricas que premien la ejecución presupuestal
• Promover métricas que validen tanto la generación de valor como la ejecución de experimentos e innovación
• Promover métricas de evaluación del flujo de valor
• Promover que sea bien vista la frugalidad (2) o enfoque Lean del presupuesto, buscando generar más valor con una optimización Lean de recursos, es decir, no se trata del típico "exprimir el centavo", ¡No!, justo esas prácticas destruyen la eficiencia organizacional, es más un enfoque en que se tengan: ciclos de retroalimentación y mejora continua, limitar el WIP, no saturar los equipos y las personas, evaluar constantemente y adaptarse, entre muchas más prácticas.
• Compartir métricas entre áreas para incrementar la colaboración
• Hacer asignación basada en capacidad fija más que en la cantidad de presupuesto a ejecutar, buscando con esa capacidad fija generar la mayor cantidad de valor posible
• Promover una mejor alineación estratégica de los presupuestos y proyectos
• Que sea bien visto tanto gastarse el presupuesto, exceder el presupuesto o utilizar menos presupuesto siempre y cuando se esté generando valor
• Tener criterios de selección de iniciativas acordes con el enfoque Lean

Hasta acá, este compartir.

Saludos Ágiles

Jorge Abad.

Referencias, aclaraciones, notas y comentarios

1. Una buena compilación sobre Lean Portfolio Management y Lean Budget se pueden encontrar los siguiente enlaces:
• https://scaledagileframework.com/lean-portfolio-management/
• https://scaledagileframework.com/lean-budgets/
2. La frugalidad se refiere a un estilo de vida o comportamiento caracterizado por la moderación en el consumo y la utilización de recursos, con el objetivo de evitar el desperdicio y ahorrar dinero. La persona que practica la frugalidad busca maximizar el valor de lo que tiene y minimizar los gastos innecesarios. En general, la frugalidad no implica renunciar a la calidad de vida o vivir en la privación, sino más bien encontrar maneras de hacer más con menos y encontrar satisfacción en las cosas simples.