Hay que Ahorrar Costos, ya Aprendimos Ágil, Volvamos a la Estimaciones

Hola a todos

El COVID19 generó impactos a todo nivel, el primero y más doloroso de todos en vidas irrecuperables, pero adicionalmente continúa golpeando la economía, la forma en que trabajamos, nos reunimos, interactuamos, entre muchos otros. Hoy quiero poner luz en algo que he observado como Líder Regional Ágil dentro de una gran corporación, y es que muchos clientes en diferentes regiones afirman debido a la pandemia de forma más o menos similar: 

"¡Hay que controlar costos, ya aprendimos Ágil, volvamos a las estimaciones!"

 

Es decir, vamos a hacer estimaciones al inicio del proyecto pero ejecutaremos a tiempo, alcance, costo fijos, scrum con sprints fijos y plan de releases inamovible (te recomiendo leer; ¿Por qué NO DEBES contratar en Cascada un proyecto a ser desarrollado con metodologías ágiles?), esto siempre me recuerda la citada frase de mi gran amigo Lucho Salazar @LuchoSalazarC) "Exigir los compromisos no los garantiza". Lamentablemente, nada más en contra de los propios intereses de la organización, pues pierde la organización y probablemente también lo haga el proveedor, estas son las razones:

• Una estimación buena implica conocer "TODO" desde el inicio, cosa que nunca tendrás, en un mundo tan cambiante como este, considerando adicionalmente la distorsión e inestabilidad que ha generado el COVID19.
• Genera desperdicios al construir producto innecesario que fue pactado a construirse totalmente desde el inicio.
• Genera desperdicios funcionales y técnicos de partes innecesarias.
• Nunca se logran identificar todas las dependencias a priori.
• El plan perfecto no existe, y como lo dice este tweet contestado por Elon Musk con un 100 : "El primer paso de cualquier proyecto es subestimar enormemente su complejidad y dificultad"
• Siempre que hay dependencias externas hay probabilidad alta de fallo, pues las dependencias no siempre están a tiempo.
• Implica que se construye algo que se pactó, así sea que se identifique que no va a generar valor
• Quien estima, extenderá tiempos en búsqueda de cubrir las incertidumbres.
• Entre más grande el proyecto, más grandes las suposiciones, más grandes los riesgos, más grandes "los colchones", mayor costo, y mayor probabilidad de fracaso.
• El enfoque en los costos y en el ahorro, pondrá foco en las áreas de gestión en el ahorro, en la maximización del tiempo comprado y en el cumplimiento estricto de lo pactado en etapas tempranas, pero por lo general (y lo he observado muchas veces), nunca se valida la generación de valor, ni se ve con buenos ojos la adaptabilidad a nuevas circunstancias.

Mi recomendación para estos casos siempre es:

• A nivel de priorización y estimación
• Priorizar las iniciativas con casos de negocio livianos, es decir, la estimación no podemos evitarla, pero no tiene sentido invertir demasiado tiempo en una actividad en la cual más le inviertas, más desperdicio es. 
• Usar como método de priorización de iniciativas del Costo del Retraso dividido por la duración (conocido como CD3 - Cost of Delay Divided by Duration - o WSJF -Weighted Shortest Job First -) (http://www.lecciones-aprendidas.info/2020/09/Un-Ejemplo-Practico-de-Gestion-Lean-Agile-de-Portafolio.html ver diapositivas18,19 y 20)
• Asignar un presupuesto al programa o portafolio de forma que se esten buscando siempre las alternativas de mayor impacto y valor para el negocio.
• Orientar las áreas de gestión a que se cuestione siempre la generación y validación del valor generado sobre el cumplimiento, ya hemos vivido, que cumplir el plan no implica generar valor, solo cumplir y ya. Son innumerables los casos de proyectos que se engavetan o nadie usa usa.
• A nivel de ejecución
• Poner un Product Owner empoderado que:
• priorice por valor
• acompañe al desarrollo
• decida qué construir y qué no sobre el producto
• asegure que se esté construyendo el producto correcto
• Validar constantemente la generación de valor, poniendo en producción versiones del producto, de forma que se identifique si se requiere detener el desarrollo o  perseverar para mejorar los resultados.

En resumen, el costo se controla más construyendo el producto correcto y valioso, que desde la estimación, al menos en el mundo de tecnología y desarrollo de soluciones de software.

Saludos ágiles,

Jorge Abad