domingo, diciembre 18, 2016

Tan cerca, Tan lejos. Una Comparación entre el Agile Inception y el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) del PMBok



Hola a todos
Desde hace un tiempo me debía a mí mismo y a ustedes la escritura de este post, pues en numerosas ocasiones durante los entrenamientos de Scrum o Gerencia de Ágil de Proyectos he hecho esta comparación, y es bueno dejarla plasmada para ayudar mejor a la ilustración de lo que quiero decir.

Los Dos Mundos, el Predictivo y el Ágil

Dentro de los 47 procesos de la gerencia de proyectos del PMBoK (versión 5) existe el primer proceso llamado “4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto” (este proceso pertenece a los procesos de inicio) que cuenta básicamente con los siguientes aspectos
·         Objetivo
o   “Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto”(1)
·         Entradas
o   Enunciado del trabajo del proyecto
o   Caso de Negocio
o   Acuerdos
o   Factores ambientales de la empresa
o   Activos de los procesos de la organización
·         Herramientas y Técnicas
o   Juicio de Expertos
o   Técnicas de Facilitación(2)
·         Salidas
o   Acta de constitución del proyecto
Y sugiere documentar los siguientes aspectos (1):
·         El propósito o la justificación del proyecto,
·         Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados,
·         Los requisitos de alto nivel,
·         Los supuestos y las restricciones,
·         La descripción de alto nivel del proyecto y sus límites,
·         Los riesgos de alto nivel,
·         El resumen del cronograma de hitos,
·         El resumen del presupuesto,
·         La lista de interesados,
·         Los requisitos de aprobación del proyecto (es decir, en qué consiste el éxito del proyecto, quién decide si el proyecto tiene éxito y quién firma la aprobación del proyecto),
·         El director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad
·         El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto.
Para mayor ilustración sugiero leer este articulo del PMI Colombia (Acta de Constitución del Proyecto) y este excelente ejemplo (Ejemplo Acta de inicio del Proyecto)
Ahora, si realizamos los talleres de Agile Inception (Inicio Ágil – en español) como los sugieren:
·         The Agile Samurai: How Agile Masters Deliver Great Software (Pragmatic Programmers) de Jonathan Rasmussone (clic aquí)
·         Inceptions. Starting a Software Project de Enrique Comba Riepenhausen (clic aquí)
Encontramos que sugieren en un taller de 2 a 3 días obtener lo siguiente
·         Quién está en el Salón o Taller
·         Las reglas de Juego del taller
·         Por qué estamos aquí (en este taller)
·         Crear el Elevator Pitch
·         Diseñar la caja de producto
·         Crear el Product Backlog Board(3)(4)
·         Crear la lista de No
·         Encontrar tu comunidad
·         Que te mantiene despierto en la noche
·         Muestra la solución
·         Darle una personalidad a la solución
·         Mostrar el flujo
·         Story Mapping (Plan de Releases)
·         Qué vamos a obtener (Restricciones, Prioridades, Beneficios)
·         Cuánto va a costar y cuánto nos va a tomar

Y si comparamos ambos
Realizando la comparación de ambos, se tienen muchas coincidencias:
Agile Inception
Acta de Constitución del Proyecto (PMBoK)
·         Quién está en el Salón o Taller
·         Las reglas de Juego del taller
·         Aplica parcialmente, no siempre es un taller.
·         Por qué estamos aquí (en este taller)
·         Crear el Elevator Pitch
·         El propósito o la justificación del proyecto,
·         Diseñar la caja de producto
·         Product Backlog Board
·         Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados,
·         Los requisitos de alto nivel,
·         Los requisitos de aprobación del proyecto (es decir, en qué consiste el éxito del proyecto, quién decide si el proyecto tiene éxito y quién firma la aprobación del proyecto -  esta última parte no corresponde a un inception - ),
·         Crear la lista de No
·         Los supuestos y las restricciones,
·         La descripción de alto nivel del proyecto y sus límites,
·         Encontrar tu comunidad
·         La lista de interesados,
·         Que te mantiene despierto en la noche
·         Los riesgos de alto nivel
·         Muestra la solución
·         Darle una personalidad a la solución
·         Mostrar el flujo
·         La descripción de alto nivel del proyecto y sus límites,
·         Story Mapping (Plan de Releases)
·         El resumen del cronograma de hitos,
·         Que vamos a obtener (Restricciones, Prioridades)
·         Los supuestos y las restricciones,

·         Cuánto va a costar y cuánto nos va a tomar (estos valores son aproximados, nunca cerrados)
·         El resumen del presupuesto,
·         No aplica
·         El director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad
·         No aplica
·         El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto.


¿Entonces en dónde radica la diferencia?

En esencia, se observa que es lo mismo para ambos tipos de iniciativas (predictiva o ágil), aún más el PMBoK sugiere que sean talleres facilitados y no dudo que algunos gerentes de proyecto lo hagan así, pero lo que si es cierto es que en Agile es necesario (por no decir obligatorio) que sea un taller y que se maximice la comunicación cara a cara como lo sugiere el manifiesto ágil y sus principios (5) para garantizar el éxito de lo que se va a realizar.
Adicional en proyectos tradicionales (en los cuales la planeación predictiva es ideal):
-          Construcción de edificios
-          Construcción de puentes
-          Construcción de carreteras
-          Ampliaciones de fábricas
-          Construcción de barcos
Se hace hasta lo imposible por cerrar el alcance y no dejar lugar a la incertidumbre, pues el costo de los cambios es altísimo (¿o no creen que un dos nuevos carriles en la carretera o 2 pisos más en el edificio, fuera de afectarán gravemente los planes, cambiará el diseño de temas importantes?), cosa muy distinta en desarrollo ágil donde el software es más maleable y  donde somos tenemos una arquitectura base sobre la que podemos evolucionar.
Para cerrar esta pequeña comparación, les comparto esta tabla en donde presento las principales diferencias de ambos enfoques:

Agile Inception
Acta de Constitución del Proyecto (PMBoK)
Propósito principal

No es el objetivo del Inception, esto debe ser resuelto antes.
Autoriza formalmente la existencia de un proyecto
No tiene como objetivo entregar Autoridad.


confiere al director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto
Es un taller que permite a los interesados y al posible Product Owner(PO):
·         Entender la idea que se tiene a un nivel más profundo
·         Identificar las posibles dificultades del proyecto
·         Decidir si se continuará o no con el mismo
·         Proporciona al PO y a sus Interesados información suficiente para guiar al equipo de desarrollo en la construcción del producto
No corresponde a su objetivo primordial
Respecto al alcance
Se busca tener una primera versión u hoja de ruta sobre las cuales realizaremos la construcción del producto mínimo viable (MVP - http://www.lecciones-aprendidas.info/search/label/mvp ) y seguiremos creciendo incrementalmente hasta que construyamos el producto que requiere el negocio.
Se centra en esbozar el alcance va a detallar y gestionar en las siguientes grupos procesos de la gerencia de proyectos:
·         Planeación
·         Ejecución
·         seguimiento y control
·         y cierre
Transparencia
Esta información queda disponible al lado del equipo del proyecto para que sirva como radiador de información y le sirva para tomar decisiones
Muchas veces no es un taller, se comparte con el equipo y los interesados del proyecto, pero no se garantiza que todos la conozcan aunque se sugiere que todos la dominen.

Hasta acá esta corta comparación, los invito a profundizar en estos links
-          Sprint Cero o Agile Inception
-          Colección de entregables generados en un Inception

Bienvenidos sus comentarios y feedback.

Saludos Ágiles, 

Jorge Abad        


Notas, aclaraciones, referencias

1.       Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Guía del PMBoK Quinta Edición.
2.       Se enumeran entre varias posibles actividades: la tormenta de ideas, resolución de conflictos, gestión de reuniones para realizar la obtención de este entregable.
3.       Aunque no Corresponde a una propuesta de Agile Samurai o Inceptions, es ampliamente usado y recomendable para este proceso
4.       Ejemplos del Product Backlog Board - http://www.lecciones-aprendidas.info/search/label/product%20backlog%20board
5.       http://agilemanifesto.org/iso/es/principles.html - “Los responsables de negocio y los desarrolladores trabajamos juntos de forma cotidiana durante todo el proyecto.”,  “El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara.”

1 comentario:

  1. Otra diferencia que encuentro es que el Acta de Constitución del proyecto es responsabilidad del Gerente de Proyecto, en cambio el Incepcion Agil responsabiliza a todo el equipo humano (equipo de producto y equipo solucionador) y esto marca una dinámica totalmente diferente desde el inicio. Muy seguramente un equipo técnico no se sentirá tan empoderado cuando se entere que el acta del proyecto esta ya creada y firmada.

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