Priorizar vs. Ordenar el Backlog: Más Allá de la Semántica

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Hola a todos,

Durante mucho tiempo, en mis entrenamientos de Scrum, solía decir que el Product Backlog se "prioriza". Sin embargo, al analizar con más detenimiento la Guía Scrum 2020, noté que el término correcto es "ordenar". Aunque podría parecer una diferencia semántica, en realidad, tiene profundas implicaciones en la manera en que gestionamos el trabajo del equipo. Ordenar no es simplemente priorizar; es entender el contexto, los diferentes tipos de trabajo y las necesidades estratégicas del negocio para decidir el orden en el que se abordarán los ítems.

¿Qué Significa Ordenar un Backlog?

Ordenar implica más que asignar niveles de importancia o urgencia. Es un proceso que requiere una comprensión holística de todos los elementos que componen el backlog y sus interrelaciones. Veamos en qué se diferencia ordenar de priorizar:

1. Ordenar: Organizar ítems en función de múltiples criterios como riesgo, valor, complejidad, dependencias y necesidad estratégica. Requiere un entendimiento profundo del entorno y de cómo cada ítem contribuye al objetivo general del producto.
2. Priorizar: Asignar un nivel de importancia o urgencia a cada tarea. Este enfoque puede ser útil, pero se queda corto cuando hay múltiples dimensiones a considerar.

Un Ejemplo Cotidiano

Supongamos que tienes las siguientes tareas en un día ocupado:

1. Preparar un informe para una reunión importante.
2. Responder correos electrónicos pendientes.
3. Llevar a cabo una tarea de investigación para un proyecto a largo plazo.
4. Hacer una llamada de seguimiento a un cliente insatisfecho.
5. Organizar tu escritorio y archivar documentos.

Si decides priorizar, podrías hacer lo siguiente:

1. Preparar un informe para una reunión importante.
2. Hacer una llamada de seguimiento a un cliente insatisfecho.
3. Responder correos electrónicos pendientes.
4. Llevar a cabo una tarea de investigación para un proyecto a largo plazo.
5. Organizar tu escritorio y archivar documentos.

Aquí, has ordenado las tareas basándote únicamente en la importancia y urgencia. Pero, ¿qué pasa si hay dependencias o restricciones de tiempo? ¿Y si la llamada con el cliente solo puede hacerse a cierta hora? La prioridad cambia.

Si decides ordenar, podrías hacerlo así:

1. Preparar un informe para una reunión importante.
2. Hacer una llamada de seguimiento a un cliente insatisfecho a la hora acordada.
3. Organizar tu escritorio mientras esperas la hora de la llamada.
4. Responder correos electrónicos mientras esperas respuesta del informe.
5. Llevar a cabo la investigación cuando tengas tiempo concentrado disponible.

Aquí, has tenido en cuenta no solo la importancia, sino también la disponibilidad de tiempo, las dependencias y el contexto.

Ordenar el Backlog: Un Ejercicio Complejo

Llevemos esto al mundo de Scrum. Imaginemos un backlog con los siguientes ítems:

1. Corregir un bug crítico que afecta a muchos usuarios.
2. Implementar una nueva funcionalidad solicitada por un cliente clave.
3. Actualizar la documentación técnica del proyecto.
4. Realizar pruebas de carga en el sistema.
5. Mejorar la interfaz de usuario en la pantalla de inicio.

Priorizar el Backlog:

1. Corregir un bug crítico (Alta prioridad por impacto).
2. Implementar nueva funcionalidad (Importante para la satisfacción del cliente).
3. Realizar pruebas de carga (Esencial para la estabilidad).
4. Mejorar interfaz (Mejora la experiencia, no urgente).
5. Actualizar documentación (Baja prioridad).

En este caso, hemos asignado prioridades basadas en urgencia e impacto. Pero, ¿qué pasa si el equipo necesita mejorar la documentación antes de implementar la nueva funcionalidad para evitar errores? La prioridad cambia.

Ordenar el Backlog:

1. Corregir un bug crítico.
2. Actualizar la documentación técnica (necesario para implementar correctamente la nueva funcionalidad).
3. Implementar nueva funcionalidad.
4. Realizar pruebas de carga después de la nueva funcionalidad.
5. Mejorar la interfaz de usuario.

En este ejemplo, hemos considerado no solo la importancia, sino también las dependencias y el contexto. Esto es lo que realmente significa ordenar un backlog.

¿Por Qué es Importante Comprender la Diferencia?

Cuando el Product Owner ordena el backlog, no se limita a clasificar ítems por prioridad, sino que considera factores como:

• Dependencias Técnicas y Funcionales: Un ítem podría ser más prioritario, pero si no se cumplen ciertas condiciones previas, no puede abordarse.
• Riesgos: Un ítem con menor prioridad podría tener un riesgo elevado que lo convierta en un foco de atención temprano.
• Impacto Estratégico: Hay ítems que, aunque no parezcan urgentes, son esenciales para el crecimiento del negocio a largo plazo.

Por lo tanto, existen varios criterios que puedes utilizar para ordenar los ítems del backlog. La elección de los criterios dependerá de los objetivos, contexto y momentos específicos. Aquí algunos de los más comunes:

• Urgencia: Priorizar según plazos o fechas límite.
• Importancia: Relevancia de la tarea para los objetivos a largo plazo.
• Impacto: Qué tan significativa es la tarea en los resultados finales.
• Complejidad: Ordenar tareas más simples antes para liberar recursos.
• Riesgo: Considerar tareas que podrían tener consecuencias negativas significativas si no se completan a tiempo.
• Dependencia: Priorizar tareas que desbloquearán o permitirán el progreso en otras.
• Retorno de Inversión (ROI): Evaluar qué tareas ofrecen mayor retorno de inversión en tiempo, esfuerzo o recursos.
• Valor percibido: Dar prioridad a las tareas que se consideran más valiosas desde una perspectiva personal o de equipo
• Recursos disponibles: Considerar los recursos, como tiempo y presupuesto, disponibles para cada tarea. Priorizar tareas que se pueden completar con los recursos disponibles.
• Capacidad personal: Considerar tu propia capacidad y disponibilidad para realizar las tareas. Priorizar tareas según tu habilidad y disponibilidad en un momento dado.

La combinación y ordenamiento de estos criterios o la elección de uno sobre otro dependerá de la naturaleza específica de las tareas y metas; y por lo tanto, se pueden ajustar y personalizar estos criterios según tus necesidades y circunstancias particulares.

Pasos para un Ordenamiento Efectivo del Backlog

Para realizar correctamente el ordenamiento del Product Backlog en Scrum, es fundamental seguir una secuencia estructurada que tenga en cuenta varios factores y criterios. Aquí te presento una secuencia de pasos recomendada:

1. Definir el Contexto y Objetivos del Producto

• Antes de ordenar, asegúrate de tener claros los objetivos del producto, la visión y la estrategia general. Esto te ayudará a tomar decisiones alineadas con el valor esperado del producto.

2. Identificar los Criterios de Ordenamiento

• Define los criterios que usarás para ordenar el backlog. Estos pueden incluir:
  • Valor de negocio: ¿Qué tanto contribuye el ítem al valor del producto?
  • Riesgo y complejidad: ¿Cuáles son los riesgos asociados al ítem? ¿Es un ítem técnicamente complejo?
  • Dependencias: ¿Existen dependencias con otros ítems o equipos?
  • Urgencia o necesidad regulatoria: ¿Existen fechas límite o requerimientos regulatorios?

3. Evaluar y Categorizar los Ítems del Backlog

• Revisa cada ítem del backlog y asígnale una categoría basada en los criterios definidos. Por ejemplo, puedes clasificar los ítems como:
  • Bugs: Problemas críticos que afectan la experiencia del usuario.
  • Deuda técnica: Elementos que necesitan ser resueltos para mejorar la calidad del código.
  • Funcionalidades nuevas: Mejoras o nuevas capacidades del producto.
  • Requerimientos regulatorios: Obligaciones legales o normativas.

4. Considerar las Dependencias

• Asegúrate de que los ítems con dependencias necesarias se ordenen de manera que no bloqueen el trabajo posterior. Esto es crucial para mantener el flujo de trabajo.

5. Asignar una Puntuación de Valor

• Usa técnicas como el valor ponderado (Weighted Shortest Job First - WSJF o la relacion Valor/Duración) para asignar un puntaje a cada ítem basado en su valor relativo, el esfuerzo requerido y el impacto en la entrega del producto.

6. Organizar el Backlog en Función del Contexto

• Con los criterios y puntajes, organiza el backlog considerando el contexto actual del proyecto. Esto puede implicar mover hacia arriba ciertos ítems que, aunque no tienen el mayor valor, desbloquean otros ítems críticos.

7. Revisar y Ajustar Regularmente

• El Product Backlog no es estático. Revisa y ajusta el orden regularmente en las reuniones de refinamiento del backlog, o cada vez que cambien las condiciones del proyecto o del mercado.

8. Comunicar el Ordenamiento al Equipo

• Es fundamental que el equipo de desarrollo y los stakeholders entiendan el orden del backlog y las razones detrás de él. Esto mejora la transparencia y alinea a todos en cuanto a las prioridades del producto.

9. Validar con el Equipo

• Antes de finalizar, valida el orden del backlog con el equipo de desarrollo. Pueden surgir consideraciones técnicas o de implementación que afecten la viabilidad del orden propuesto.

10. Monitorear el Impacto y Adaptar

• Observa cómo el ordenamiento del backlog afecta el desempeño del equipo y la entrega de valor. Ajusta el orden si es necesario para asegurar que se maximiza el valor entregado al cliente.

Este enfoque permite que el Product Owner tome decisiones informadas y estratégicas al ordenar el backlog, asegurando que el equipo trabaje en lo que realmente aporta valor y minimizando el desperdicio de tiempo y recursos.

Conclusiones

1. No Todo Puede Ser Priorizado Igual: Un solo criterio de priorización no es suficiente, existen muchos criterios. Es necesario un enfoque integral para gestionar el backlog de manera efectiva.
2. El Product Owner Debe Comprender el Contexto: Ordenar el backlog implica entender el entorno, las necesidades del negocio, las dependencias y riesgos de cada ítem.
3. Evangelización sobre Ordenamiento: Tanto el equipo Scrum como la organización deben entender esta diferencia. El Scrum Master juega un papel crucial en facilitar esta comprensión hacia todos los que están impactados con el ordenamiento del Product Backlog.
4. Aplicabilidad a Portafolios Empresariales: A nivel de portafolio, no todos los proyectos se gestionan con los mismos criterios. Algunos son estratégicos, otros operativos; ordenar significa encontrar un equilibrio que maximice el valor global (esto será material para otro artículo).

Cerrando, ordenar un backlog no es una tarea sencilla, pero es crucial para que el equipo pueda entregar el máximo valor posible. No se trata solo de qué hacer primero, sino de entender por qué y cómo hacerlo en el contexto adecuado.

Saludos ágiles,

Jorge Abad.