Cómo las Crisis Económicas Impulsan Decisiones de Lean Portfolio Management en las Organizaciones

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Hola a todos

Hace un tiempo, un cliente me compartió una reflexión que me dejó pensando:

"Jorge, cuando estuvimos en crisis económica, la empresa avanzaba; ahora que todo volvió a la normalidad, los proyectos no se terminan nunca.🙀"

 

Contexto: Esta es una empresa con 90 colaboradores en TI y 120 proyectos en curso, lo que implica un promedio de 1.33 proyectos por persona.

Curioso por saber más, le pregunté qué habían hecho durante la crisis. Su respuesta fue reveladora:

• Nos enfocamos en los 15 proyectos más importantes.
• 80 personas se dedicaron exclusivamente a estos proyectos, es decir, un promedio de 5.3 personas por proyecto.
• 10 personas se encargaban de atender correcciones urgentes.
• No empezábamos un nuevo proyecto crítico hasta terminar el anterior.
• Priorizamos y avanzamos solo en los proyectos estratégicos para la empresa.
• Nos reuníamos dos veces a la semana para resolver temas críticos y dependencias, asegurando que ningún proyecto se retrasara.

¿Qué podemos aprender de esto?

Las decisiones tomadas durante la crisis reflejan varias prácticas clave de Lean Portfolio Management (LPM), que se pueden resumir en los siguientes puntos:

1. Limitación del trabajo en progreso (WIP):

• Práctica: Nos enfocamos en los 15 proyectos principales.
• Impacto: Limitar el WIP es un principio fundamental de Lean. Al reducir la cantidad de proyectos simultáneos, la empresa evitó la dispersión de esfuerzos, permitiendo que los equipos se concentren y completen los proyectos con mayor rapidez y calidad.

2. Asignación eficiente de recursos:

• Práctica: 80 personas estaban dedicadas a los proyectos principales, con un promedio de 5.3 personas por proyecto.
• Impacto: Esta estrategia de optimización de recursos asegura que los proyectos de mayor prioridad reciban la atención necesaria, maximizando el valor entregado y minimizando el desperdicio.

3. Enfoque en la finalización antes de iniciar nuevos proyectos y gestión de la capacidad:

• Práctica: Hasta que no terminábamos un proyecto crítico, no comenzábamos el siguiente.
• Impacto: Evitar el multitasking mejora el flujo de trabajo, reduce los tiempos de entrega, y previene la sobrecarga laboral. Es común ver en grandes organizaciones personas asignadas a múltiples proyectos, "tratando de avanzar en todos a la vez", lo cual es contraproducente.

4. Priorización basada en valor estratégico:

• Práctica: Priorizamos los proyectos y solo avanzamos en los estratégicos para la empresa.
• Impacto: Al alinear los esfuerzos con los objetivos estratégicos, se garantiza que los recursos se concentren en iniciativas que generan el mayor valor para la organización.

5. Reuniones frecuentes para resolver dependencias:

• Práctica: Nos reuníamos dos veces por semana para resolver temas críticos y dependencias.
• Impacto: La cadencia y sincronización son esenciales en LPM. Estas reuniones permiten eliminar impedimentos rápidamente, lo cual es crucial para mantener el flujo de trabajo y evitar retrasos.

En conclusión, estas prácticas traen consigo beneficios tangibles como:

• Maximización del flujo de trabajo.
• Eliminación del desperdicio.
• Mayor enfoque y visibilidad.
• Menor fricción y retroalimentación temprana.

Todo esto resulta en un mejor desempeño organizacional en la ejecución de proyectos de TI. Sin embargo, cuando la crisis pasa, es común que volvamos a las viejas prácticas de proyectos inacabados.

Mi invitación es a que generemos una "crisis controlada":

• Enfoquemos nuestros portafolios y limitemos el WIP a pocos proyectos para permitirnos entregar más rápido.
• Priorizemos; solo hagamos lo que realmente aporte valor.
• Gestionemos la capacidad, y aprendamos a decir "No" cuando sea necesario. A veces, la mejor respuesta organizacional es un "No".
• Resolvámos las dependencias de manera proactiva.

¿En qué modo prefieren vivir: con muchos proyectos en curso y poca entrega, o con mucha entrega y pocos proyectos en curso?

¡Saludos ágiles!

Jorge Abad

Referencias:

• Varios proyectos a la vez generará más retraso en la generación de valor. Limita el WIP. https://www.lecciones-aprendidas.info/2020/10/varios-proyectos-a-la-vez-generara-mas-retraso-en-la-generacion-de-valor.html
• #RespuestasAgiles: ¿Qué es la LEY DE LITTLE y por qué es importante para GERENCIAS DE TI y PMOs?  https://youtu.be/8Uwg1Cgm16w?si=bI2xcmNUkF8dq-0r