OKR - Pasando de la Intención a la Acción

Tomado de (1)

Hola a todos

Los OKRs (2) (Objectives and Key Results) son una forma de generar alineación a todo nivel: estratégico, táctico y operativo, pero muchas veces tenemos problemas para pasar de la intención a la acción, y nos quedamos sin lograr lo planteado.

Obj2. Investigar y mejorar la satisfacción del cliente  kr1. Superar el puntaje neto del promotor (NPS) en un 30% kr2. Obtenga 1000 respuestas a la encuesta de satisfacción anual y analizar y obtener cual es el Pareto de las causas de insatisfacción kr3. Presentar un plan de acción de 10 mejoras para el próximo trimestre.

Ejemplo de un OKR

A continuación, voy a compartir algunos consejos que me han servido en la implementación de estos:

La Creación de los OKR

No hay una formula exacta de cómo crearlos, pues dependen mucho del estado de madurez de la organización, de las áreas y sus líderes, en ocasiones:

• los OKR los crea el equipo directivo
• los OKR los crea el equipo directivo y luego cada área realizar su interpretación y definición de los propios y los valida con el equipo directivo (este es el que más he empleado en mis talleres)
• los OKR los plantea el equipo directivo y los discute con los otros niveles para realizar ajustes
• Se plantean los Objetivos y las áreas deciden los KR, obvio luego de entender cuál es el propósito que buscará la organización en el trimestre
• Se realizan conversatorios y se hace una creación conjunta

Comparte el propósito

Luego de hacer la construcción de los OKR, asegúrate de compartirlos con las áreas encargadas para que comprendan el beneficio e impactos esperados.

Esta actividad no es requerida si las áreas fueron las que crearon los OKR propios o los KR de los que se harán responsables.

Asignar un líder para que se haga cargo del KR

Asignar un líder que esté encargado de:

• obtener el resultado, 
• ejecutar acciones, 
• coordinar actividades, 
• recopilar y 
• compartir métricas de un KR

hará que sea más fácil alcanzarlo.

Para romper silos, KR compartidos por áreas

Si quieres mejorar la colaboración entre áreas y romper los silos, asigna KRs compartidos entre áreas.

Crear una meta mensual 

Pon una meta mensual que cada vez se acerque más al valor KR buscado.

Un ejemplo

Identificar las acciones y experimentos a realizar cada mes, de forma que plantees una estrategia que te asegure lograr esa meta mensual o al menos estar lo más cerca posible del  valor deseado

Las tareas identificadas son preliminares (recordemos que estamos en un entorno VUCA (3) y pueden cambiar), pero ayudan en el proceso de identificación de responsabilidades y colaboraciones requeridas.

Una buena práctica es asignar a las acciones o experimentos criterios de aceptación, de forma que se tenga claridad sobre lo que se espera de cada una.

Crear un kanban para cada kr

Gestionar visualmente las metas de los KR 

Identifica las gráficas que más aplican para gestionar tu KR.

También trata de que sean:

• en la medida de lo posible actualizables online o actualizadas en ciclos regulares, menores o iguales a un mes.
• disponibles y visibles para todos 
• ubicadas en un lugar estratégico (ya sea físico o virtual) de forma que todos vean transparentemente el progreso (esto genera orientación al resultado del equipo de trabajo)

Burnup para KR deban subiendo

Burndown para KR que deban bajar

Gráficas de Control para KR que deban permanecer en ciertos rangos

Realiza al menos una reunión de avance mensual para identificar progreso y resolver impedimentos 

Con los líderes de los KR y sus áreas, o solo con los líderes (según el contexto); realiza al menos una reunión mensual de coordinación, validación de avance y remoción de impedimentos, de forma que todos estén enterados del progreso y las dificultades de todos; esto ayudará a generar sinergia, colaboración, y adaptación en caso de ser necesario.

Si un KR deja de ser necesario, pueden haber varias razones:

• el mercado cambió
• las condiciones que lo generaron cambiaron radicalmente

por lo tanto, evalúen conjuntamente vale la pena navegar en esa dirección, o se identifican esfuerzos más relevanyes.

Un último comentario

Ten paciencia y ve mejorando poco a poco; los OKRs demoran en aprenderse a usar, muchos autores y mi propia experiencia, muestran que requieren aproximadamente un año para que sea una práctica bien usada y entendida en la organización.

Hasta acá este compartir

Saludos Ágiles,

Jorge Abad

Notas, Referencias, Aclaraciones, Comentarios y Observaciones

1. Foto de Personas creado por freepik - www.freepik.es
   
2. Sobre los OKR y cómo funcionan
• Conociendo OKR - http://www.gazafatonarioit.com/2020/06/conociendo-okr.html
• Un ejemplo de OKR - http://www.lecciones-aprendidas.info/2019/10/un-ejemplo-de-okr.html
• Mis notas sobre OKR - http://www.lecciones-aprendidas.info/2019/11/mi-notas-sobre-okr.html
• Un tip para escribir mejores OKR - http://www.lecciones-aprendidas.info/2019/10/un-tip-para-escribir-mejores-okr_12.html
• Cómo Promover la Autoorganización Empleando OKR-  http://www.lecciones-aprendidas.info/2019/11/los-okr-promueven-la-autoorganizacion.html
3. VUCA es un acrónimo utilizado para describir o reflejar la volatilidad, incertidumbre (uncertainty en inglés), complejidad y ambigüedad. Ver más en https://es.wikipedia.org/wiki/VUCA