Elaborando el Plan de Mejora: Obteniendo la Pila del Producto (Product Backlog) o Alcance.

Cuando las organizaciones deciden comenzar un plan de mejora con miras a cumplir alguna normatividad o alguna meta planteada, sugiero se sigan los siguientes pasos con el objeto de construir lo que se va a realizar de una manera eficiente y de alto valor:

1. Identificar la meta a cumplir (TO-BE) (DEBER SER)

Consiste en decidir que se va a cumplir, hacia que meta se está apuntando ya sea:

• cumplir una norma, conjunto de normas y/o estándares
• lograr algún / algunos objetivos organizacionales

Tabla 1. Aspectos de la norma o mejora.

2. Identificar el estado actual de la organización respecto al objetivo (AS-IS) (COMO ES ACTUALMENTE)

Respecto a cada aspecto a mejorar se debe identificar el valor evaluado y el cumplimiento del mismo.

Tabla 2. Estado Actual vs la  Norma o Mejora

3. Identificar el GAP (diferencia) entre la norma (o mejora) y el estado actual

Tabla 3. Análisis GAP

Nota: Pueden existir aspectos que se cumplen en los cuales no existe GAP.

4. Calificar el estado del GAP

De acuerdo al resultado del GAP, se puede calificar el estado en que se encuentra el cumplimiento del aspecto a mejorar, se sugiere una calificación con la siguiente escala:

1. no re realiza

2. se realiza con deficiencias

3. se realiza satisfactoriamente

4. se realiza  sobresalientemente

Tabla 4. Calificación del estado actual vs la Norma o Mejora

5. Determinar la calificación objetivo

Para cada aspecto se debe determinar el valor objetivo a alcanzar. Existen casos en los que las organizaciones no están satisfechas con cumplir la norma, estándar o mejora propuesta, sino que quieren ir más allá, de igual forma pueden existir aspectos en los cuales no hay interés de avanzar o mejorar debido a razones económicas, técnicas, jurídicas, ambientales, etc.

Tabla 5. Valor deseado de calificación respecto a la norma o mejora.

6. Identificar las mejoras a realizar

Determine cuales son las mejoras que va a realizar. Es probable que una mejora soporte varios aspectos.

Tabla 6. Mejoras a realizar respecto a cada aspecto de la norma o mejora

6. Califique las Mejoras

A cada mejora realícele una calificación ya sea por:

• mayor impacto menor esfuerzo
• menor valor
• mayor ROI (Retorno de inversión) en el corto plazo
• mayor ROI en el mediano plazo 
• etc.

El ejemplo muestra una calificación de 1 a 4 para el concepto "mayor impacto - menor esfuerzo" (para esto se puede realizar un taller donde los involucrados en el proyecto de mejora califiquen cada mejora de acuerdo a parámetros establecidos)

Tabla 7. Mejoras Calificadas de acuerdo a su Mayor impacto-Menor Esfuerzo

Ordene de acuerdo a la calificación

Tabla 8. Mejora Calificada

Y de acuerdo a su criterio o al criterio de expertos priorice, recuerde que siempre existirá una mejora más importante que otra, por lo tanto no permita que queden dos o más con la misma prioridad.

Tabla 9. Mejora Priorizada

Con esta última tabla ya se tiene el Product Backlog / Pila de Producto (listado de necesidades) de lo que se desea realizar. Esta pila de producto o ítemes del proyecto de mejora se puede ejecutar empleando SCRUM -Ver guía acá- ( el cual es un marco de trabajo para ejecución de proyectos -construcción de productos- de forma iterativa e incremental en ciclos cortos para escenarios adaptativos complejos.)

Si se desea también este es el insumo para la EDT - Estructura de Desglose de Trabajo - (WBS -  work breakdown structure. ) en el esquema tradicional de gestión de proyectos en el cual la EDT es la pieza clave (es la definición del alcance) para la elaboración del cronograma.

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Siguiendo la sugierencia de Lucho Salazar (bloguero de gazafatonarioit ) realizo la siguiente adición:

7. Califique las Mejoras considerando la criticidad

Adicional al criterio del punto anterior (ROI, rentabilidad o impacto, etc) se puede adicionar la columna de criticidad, pues hay unas mejoras que son más criticas que otras en un proceso de mejora. Bajo este criterio la tabla 7 quedaría de la siguiente forma:

Tabla 10. Mejora con criticidad asignada

Por lo tanto reorganizando, el listado de mejoras a realizar teniendo como primer criterio de ordenamiento la criticidad y segundo el impacto, la Pila de Producto (Product Backlog) de la mejora quedaría:

Tabla 11.  Mejora priorizada por los criterios de criticidad e impacto.

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