Un Gran Pecado de las PMO y VMO

Imagen generada con DALL-E

En el mundo de las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) y las Oficinas de Valor (VMO), se tiende a pensar que la gestión es clave. Sin embargo, algo que he observado en mi experiencia evaluando estas áreas y conversando con quienes las lideran es que, aunque no tienen que ser perfectas, cometen un pecado recurrente: la falta de validación del valor prometido en las iniciativas que gestionan.

Falta de Casos de Negocio Claros

Uno de los primeros problemas que encuentro es que muchas veces las PMO o VMO no cuentan con casos de negocio sólidos para las iniciativas que gestionan. Aún peor, cuando existen, esos casos suelen carecer de una promesa de valor específica. No basta con decir que una iniciativa mejorará los ingresos, la satisfacción del cliente, reducirá problemas o incrementará la eficiencia. Es necesario detallar cuánto se espera mejorar, ser específicos con el impacto esperado.

El Problema de No Medir el Valor Generado

El pecado más grande es que, incluso cuando se establece una promesa de valor, muchas veces no se mide si ese valor fue realmente generado. Las PMO y VMO tienden a centrarse en si los casos de negocio cumplen con el formato o si los proyectos avanzan según el cronograma, pero una vez completados, rara vez se verifica si realmente lograron el impacto prometido. Este enfoque limitado impide que las organizaciones identifiquen si las iniciativas fueron un éxito, si generaron desperdicio, o si podrían mejorarse para tener un mayor impacto en el futuro.

¿Por Qué la Validación del Valor es Crucial?

La validación del valor es, curiosamente, una de las actividades que menos se realiza en las PMO o VMO. Si tú lo haces en tu organización, estás entre los pocos que realmente aseguran que el valor prometido sea tangible. Entiendo que en muchos casos, los gerentes de proyectos no tienen la responsabilidad directa de validar el éxito post-implementación. Su rol suele centrarse en la ejecución del proyecto, no en evaluar si la solución funciona en el mundo real. Pero la organización como un todo no debería olvidar esta evaluación.

¿Cómo Corregir Este Pecado?

Reconozcamos que el impacto o valor generado por un proyecto no siempre es inmediato, pero puede y debe medirse en un tiempo razonable. Validar ese impacto permite:

• Identificar si el valor prometido fue logrado.
• Ampliar las buenas prácticas hacia otras áreas de la organización si el proyecto es exitoso.
• Asesorar al área solicitante para que mejores futuros casos de negocio si el resultado no fue el esperado.

Reflexión Final: ¿Qué Obstaculiza la Validación del Valor?

Muchas organizaciones no hacen esta validación porque no tienen un proceso claro para ello. Si tu organización no valida el valor de sus iniciativas, es hora de preguntarse: ¿qué lo está obstruyendo? Los pasos para mejorar esta práctica incluyen establecer métricas claras, fijar plazos de medición y crear un proceso formal para revisar el éxito o fracaso de los proyectos. Esto no solo mejora la efectividad de las iniciativas, sino que también asegura un aprendizaje continuo y una mejora en los procesos de negocio.

La validación del valor generado debe ser una prioridad, no solo para PMO o VMO, sino para cualquier organización que quiera optimizar sus inversiones en proyectos, productos y servicios.

Saludos ágiles,

Jorge Abad