Cómo realizar una reunión de sincronización (o daily) en un equipo que usa el método kanban

Imagen generada con Copilot de Bing

Hola a todos, 

A continuación les comparto como sugiero se realice una reunión de sincronización en un equipo que sigue el método kanban.

1. Preparación:

•  Antes de la reunión, todos los miembros del equipo deben revisar el tablero Kanban para tener una comprensión clara del estado actual de los tickets y cualquier problema o bloqueo que pueda surgir.

2. Inicio de la reunión:

• El Flow Master, Scrum Master, facilitador o un miembro designado del equipo da inicio a la reunión, asegurándose de que todos estén presentes y preparados para participar.

3. Breve introducción:

• Se da una breve introducción para recordar el propósito de la reunión, la cual es: sincronizar al equipo, identificar bloqueos, ver cuáles son elementos más próximos a cerrarse (y enfocarse en llos) y planificar el trabajo del día.

A continuación cada miembro del equipo cuenta su avance, progresos y bloqueos.

3.1 Informe del trabajo realizado desde la última reunión:

• Cada miembro del equipo comparte brevemente el trabajo que ha completado desde la última reunión. Esto incluye los tickets que han avanzado en el tablero Kanban y cualquier otro logro relevante. Comenzando siempre por los Urgentes, luego con los de fecha fija, luego con los normales y terminando con los "intangibles" o de arquitectura. Este orden se conservará en este y los tres pasos subsiguientes.

3.2 Informe del trabajo a cerrar el día de hoy:

• Los miembros del equipo comparten los tickets que serán cerrados el día de hoy. Se sugiere que el flow master ponga una marca a estos ítems, de forma que pueda identificarlos al día siguiente y ayude a que los miembros del equipo se enfoquen en los que tienen mayor prioridad por temas de urgencia y fecha.

3.3 Actualización del tablero Kanban (opcional, pues puede haberse hecho antes):

• Mientras los miembros del equipo informan sobre su trabajo, se actualiza el tablero Kanban en tiempo real. Se mueven las tarjetas de tickets a través de las columnas según su progreso actual. 

3.4. Identificación de bloqueos o problemas:

• Los miembros del equipo informan sobre cualquier bloqueo, petición de ayuda o problema que estén experimentando. Estos pueden ser obstáculos que impiden avanzar en un ticket o cualquier otro impedimento que esté afectando el progreso del equipo. Se debe dar prioridad a los elementos que estén viajando en el carril de urgentes y luego los de fecha fija.

3.5 Finaliza el estado de cada miembro del equipo, y el daily. 

• Los miembros del equipo contaron sus progresos, metas, bloqueos y peticiones de ayuda; y se cierra el reporte de estado.

Comienza la planificación del día de trabajo.

4. Identificación de los ítemes críticos a cerrar:

• El flow master de acuerdo con la información proporcionada en la sesión, la urgencia y las fechas, ayuda al equipo a identificar los elementos prioritarios a cerrar o avanzar en una dirección determnada el día en curso. Esta conversación se puede omitir en la medida que el equipo va alcanzando madurez y entiende la forma en que se da foco en el flujo de trabajo.

5. Discusión y resolución de bloqueos:

• Se discuten los bloqueos identificados, las peticiones de ayuda y se busca una solución. Los miembros del equipo pueden realizar sugerencias, ofertas de ayuda o recursos para superar los bloqueos de manera colaborativa. Estos bloqueos, el flow master los pririzará en función de las fechas y comentará su avance el día siguiente en la medida que persistan.

6. Planificación del trabajo del día:

• Basándose en el estado actual del tablero Kanban y en las discusiones sobre bloqueos, el equipo planifica el trabajo para el día. Esto puede implicar priorizar tickets, poner foco en elementos a cerrar, asignar tareas específicas a los miembros del equipo o ajustar el enfoque según las necesidades y compromisos.

7. Cierre de la reunión:

• Se finaliza la reunión agradeciendo la participación de todos y recordando cualquier acción acordada durante la reunión. 

8. Acciones de seguimiento:

• Si se han identificado acciones o soluciones durante la reunión, se asignan responsables y se establecen plazos para su seguimiento.

Al seguir estos pasos, el equipo puede mantenerse alineado, identificar y abordar rápidamente los problemas y avanzar de manera efectiva en el trabajo del día a día utilizando el método Kanban.

Si tienes mejoras o has identificado otras formas de hacerlo, te invito a que lo compartas en los comentarios.

Saludos ágiles,

Jorge Abad